1Les décisions de l’Office sont prises par vote à main levée à moins que ne soit exigé un vote par appel nominatif ou secret. Toutefois, dans une situation urgente, la décision peut être prise par conférence téléphonique permettant à tous les participants d’être en communication.

2En cas de partage égal des voix, le président de l’Office a droit à une seconde voix qui sera prépondérante.

3Six personnes, soit des membres ou des suppléants agissant à la place de membres absents ou une combinaison des deux, constituent le quorum pour toutes les assemblées de l’Office, y compris les conférences téléphoniques.

1Un membre ou un suppléant peut démissionner en remettant au secrétaire de l’Office sa démission par écrit.

2Si un membre ou un suppléant démissionne, l’Office peut le remplacer en nommant une personne qui remplit les critères énoncés au paragraphe 4(2) du Règlement.

1L’Office peut démettre un membre ou un suppléant de ses fonctions pour toute absence à trois assemblées consécutives de l’Office sans excuse valable.

2Lorsqu’un membre ou un suppléant est démis de ses fonctions dans le cadre du présent article, la vacance au sein de l’Office est comblée par la nomination par l’Office, à titre de membre, d’un producteur qui réside dans le district en question et qui a été élu à titre de délégué lors de la dernière assemblée annuelle de district des producteurs.

3Le mandat d’une personne nommée en vertu du paragraphe (2) prend fin à la prochaine assemblée annuelle de district des propriétaires.

1L’Office peut recommander qu’un membre ou un suppléant soit démis de ses fonctions pour motif valable ou relevé de ses fonctions en raison d’une incapacité quelconque.

2Lorsque l’Office recommande qu’un membre ou un suppléant soit démis ou relevé de ses fonctions dans le cadre du présent article, il convoque une assemblée extraordinaire de district des propriétaires.

3L’assemblée extraordinaire de district des propriétaires a lieu dans les trente jours qui suivent la date de la recommandation, à la date fixée par l’Office.

4L’avis indiquant la date, l’heure et le lieu de l’assemblée extraordinaire de district des propriétaires est donné de l’une ou l’autre des façons suivantes :

5L’Office signifie au membre ou au suppléant faisant l’objet de la recommandation un avis écrit indiquant la date, l’heure et le lieu de l’assemblée extraordinaire de district des propriétaires, ainsi qu’un exposé détaillé des raisons à l’appui de la recommandation de l’Office, au moins quinze jours avant la tenue de l’assemblée extraordinaire.

6Lors de l’assemblée extraordinaire de district des propriétaires, un membre ou un suppléant peut être démis ou relevé de ses fonctions à la majorité des voix des propriétaires présents.

7Lorsqu’un membre ou un suppléant est démis ou relevé de ses fonctions dans le cadre du présent article, les propriétaires comblent la vacance au sein de l’Office lors de l’assemblée extraordinaire de district des propriétaires par l’élection, à titre de membre ou de suppléant, selon le cas, d’une personne qui remplit les critères énoncés au paragraphe 4(2) du Règlement.

8Le mandat d’une personne élue dans le cadre d’une élection prévue au paragraphe (7) prend fin à la prochaine assemblée annuelle de district des propriétaires.

9Lorsqu’un membre ou un suppléant est démis ou relevé de ses fonctions dans le cadre du présent article, l’Office signifie au membre ou au suppléant un avis écrit de la décision prise lors de l’assemblée extraordinaire de district des propriétaires, ainsi qu’une copie du procès-verbal de l’assemblée, certifiée par le secrétaire de l’assemblée, dans les quatorze jours qui suivent la date de l’assemblée extraordinaire de district des propriétaires.

10La signification des avis visés aux paragraphes (5) et (9) est effectuée de l’une ou l’autre des façons suivantes :

1Sous réserve de l’article 26 de la Loi, l’Office peut contracter des emprunts sur son crédit et hypothéquer, donner en gage ou nantir ses biens réels ou personnels, y compris les créances comptables, pour garantir ses emprunts ou autres obligations.

2L’Office effectue ses opérations bancaires, en totalité ou en partie, avec la banque, la compagnie de fiducie ou toute autre firme, corporation ou société exerçant une activité bancaire, qu’il désigne, nomme ou approuve, à l’occasion, par voie de résolution et le trésorier de l’Office ou la personne que l’Office désigne à l’occasion par voie de résolution exécute tout ou partie de ces opérations financières au nom de ce dernier.

1L’Office tient des livres comptables en bon ordre, qui sont vérifiés après chaque exercice financier par le vérificateur nommé par les délégués lors de l’assemblée annuelle des délégués et dont la nomination a été approuvée par la Commission.

2Le rapport de vérification et un rapport d’activité sont présentés lors de l’assemblée annuelle des délégués et une copie signée par deux membres, l’un d’entre eux devant être le président de l’Office, est envoyée sans délai à la Commission.

3Les vérifications comptables doivent être effectuées en conformité avec les politiques et exigences de la Commission concernant les vérifications comptables des offices.

1Les chèques, traites ou ordres de paiement d’argent et les billets à ordre, acceptations et lettres de change doivent être signés par deux employés désignés par l’Office ou deux personnes parmi le président, le vice-président, le secrétaire et le trésorier de l’Office et tout employé désigné par l’Office.

2Les contrats, documents ou instruments écrits, à l’exception de documents commerciaux préparés dans le cours normal des affaires, qui requièrent la signature de l’Office doivent être signés par deux membres parmi le président, le vice-président, le secrétaire et le trésorier de l’Office.

1Les procès-verbaux de toutes les assemblées de l’Office, y compris les conférences téléphoniques, doivent être consignés et ratifiés à sa prochaine assemblée.

2L’Office fait parvenir au secrétaire de la Commission copie de ses arrêtés, ordonnances et décisions ainsi qu’une copie du procès-verbal de chacune de ses assemblées.