Accueil
English
Lois et règlements
2005-146
- Office de commercialisation des produits forestiers du Sud du Nouveau-Brunswick
Annexe
Versions de la disposition
Texte intégral
Afficher toutes les versions
Cacher toutes les versions
Date d'entrée en vigueur
2019-04-03
Afficher le document à cette date
ANNEXE A
RÈGLEMENTS ADMINISTRATIFS
Siège social
1
L’Office a son siège social dans la zone réglementée en l’endroit que ses membres déterminent de temps à autre.
Votes et quorum
2
(1)
Les décisions de l’Office sont prises par vote à main levée à moins que ne soit exigé un vote par appel nominatif ou secret. Toutefois, dans une situation urgente, la décision peut être prise par conférence téléphonique permettant à tous les participants d’être en communication.
2
(2)
En cas de partage égal des voix, le président de l’Office a droit à une seconde voix qui sera prépondérante.
2
(3)
Neuf membres constituent le quorum pour toutes les assemblées de l’Office, y compris les conférences téléphoniques.
2009-4; 2019-5
Dirigeants de l’Office
3
(1)
Les membres élisent parmi eux, à l’assemblée de l’Office qui suit l’assemblée générale annuelle des propriétaires, les dirigeants de l’Office.
3
(2)
Les dirigeants de l’Office reçoivent un mandat d’un an.
3
(3)
Les dirigeants de l’Office ne peuvent recevoir plus de six mandats consécutifs.
2010-56; 2019-5
Comité exécutif
4
Abrogé : 2019-5
2019-5
Réunions du comité exécutif
5
Abrogé : 2019-5
2019-5
Démission d’un membre du comité exécutif
6
Abrogé : 2019-5
2019-5
Réprimande et suspension d’un membre du comité exécutif
7
Abrogé : 2019-5
2019-5
Absence aux réunions du comité exécutif
8
Abrogé : 2019-5
2019-5
Membre du comité exécutif démis ou relevé de ses fonctions
9
Abrogé : 2019-5
2019-5
Assemblées de l’Office
10
(1)
Abrogé : 2019-5
10
(2)
Les dirigeants de l’Office envoient un avis d’assemblée, accompagné d’un ordre du jour, des lettres d’affaires pertinentes et des contrats pertinents, à tous les membres, au moins sept jours avant la date de l’assemblée.
10
(3)
Les dirigeants convoquent les assemblées de l’Office.
10
(4)
Nul avis d’une assemblée de l’Office n’est nécessaire si tous les membres sont présents ou si ceux qui sont absents ont fait part de leur consentement à la tenue de l’assemblée en leur absence.
10
(5)
Dans une situation urgente, l’Office peut prendre une décision par conférence téléphonique permettant à tous les participants d’être en communication.
10
(6)
Nul préavis d’une conférence téléphonique n’est requis, mais l’auteur de la convocation doit tenter d’en informer tous les membres qui se trouvent dans la province, y compris le directeur, afin de leur permettre d’y participer.
10
(7)
La participation à une conférence téléphonique équivaut à une présence effective pour chacun des participants.
2008-17; 2019-5
Démission d’un membre
11
(1)
Un membre peut démissionner en remettant au secrétaire de l’Office sa démission par écrit.
11
(2)
Si un membre démissionne, l’Office peut le remplacer en nommant une personne qui remplit les critères énoncés au paragraphe 4(3) du Règlement.
Réprimande et suspension d’un membre
12
L’Office peut, pour motif valable, suspendre un membre pour une période n’excédant pas six mois, ou le réprimander.
Absence aux assemblées de l’Office
13
(1)
L’Office peut démettre un membre de ses fonctions pour toute absence à trois assemblées consécutives de l’Office sans excuse valable.
13
(2)
Lorsqu’un membre est démis de ses fonctions dans le cadre du présent article, la vacance au sein de l’Office est comblée par la nomination par l’Office, à titre de membre, d’une personne qui remplit les critères énoncés au paragraphe 4(3) du Règlement.
13
(3)
Le mandat d’une personne nommée en vertu du paragraphe (2) prend fin à la prochaine assemblée annuelle de district.
2019-5
Membre démis ou relevé de ses fonctions
14
(1)
L’Office peut recommander qu’un membre soit démis de ses fonctions pour motif valable ou relevé de ses fonctions en raison d’une incapacité quelconque.
14
(2)
Lorsque l’Office recommande qu’un membre soit démis ou relevé de ses fonctions dans le cadre du présent article, il convoque une assemblée extraordinaire de district des propriétaires.
14
(3)
L’assemblée extraordinaire de district des propriétaires a lieu dans les trente jours qui suivent la date de la recommandation, à la date fixée par l’Office.
14
(4)
L’avis indiquant les jour, heure et lieu de l’assemblée est donné de l’une des façons suivantes :
(a
)
en le publiant dans un journal ayant une diffusion générale dans la zone réglementée, au moins une fois par semaine pendant deux semaines consécutives;
(b
)
en le faisant diffuser par une station de radio ou de télévision ayant une diffusion générale dans la zone réglementée, au moins trois fois par semaine pendant deux semaines consécutives;
(c
)
en l’envoyant par voie électronique au moins deux semaines avant la tenue de l’assemblée.
14
(5)
L’Office signifie au membre faisant l’objet de la recommandation un avis écrit indiquant la date, l’heure et le lieu de l’assemblée extraordinaire de district des propriétaires, ainsi qu’un exposé détaillé des raisons à l’appui de la recommandation de l’Office, au moins quinze jours avant la tenue de l’assemblée extraordinaire.
14
(6)
Lors de l’assemblée extraordinaire de district des propriétaires, un membre peut être démis ou relevé de ses fonctions à la majorité des voix des propriétaires présents.
14
(7)
Lorsqu’un membre est démis ou relevé de ses fonctions dans le cadre du présent article, les propriétaires comblent la vacance au sein de l’Office lors de l’assemblée extraordinaire de district des propriétaires par l’élection, à titre de membre, d’une personne qui remplit les critères énoncés au paragraphe 4(3) du Règlement.
14
(8)
Le mandat d’une personne élue dans le cadre d’une élection prévue au paragraphe (7) prend fin à la prochaine assemblée générale annuelle des propriétaires.
14
(9)
Lorsqu’un membre est démis ou relevé de ses fonctions dans le cadre du présent article, l’Office signifie au membre un avis écrit de la décision prise lors de l’assemblée extraordinaire de district des propriétaires, ainsi qu’une copie du procès-verbal de l’assemblée, certifiée par le secrétaire de l’assemblée et un membre, dans les quatorze jours qui suivent la date de l’assemblée extraordinaire de district des propriétaires.
14
(10)
La signification des avis visés aux paragraphes (5) et (9) est effectuée de l’une ou l’autre des façons suivantes :
(a
)
à personne, au destinataire ou à un adulte demeurant à la résidence du destinataire;
(b
)
par l’envoi de l’avis par courrier port payé ou par courrier recommandé, à la dernière adresse connue du membre figurant dans les dossiers de l’Office et dans ce cas, la signification est réputée avoir eu lieu cinq jours après la mise à la poste.
2019-5
Opérations bancaires, cautionnement et facultés d’emprunt
15
(1)
Sous réserve de l’article 26 de la Loi, l’Office peut contracter des emprunts sur son crédit et hypothéquer, donner en gage ou nantir ses biens réels ou personnels, y compris les créances comptables, pour garantir ses emprunts ou autres obligations.
15
(2)
L’Office effectue ses opérations bancaires, en totalité ou en partie, avec la banque, la compagnie de fiducie ou toute autre firme, corporation ou société exerçant une activité bancaire, qu’il désigne, nomme ou approuve, à l’occasion, par voie de résolution, et le trésorier de l’Office ou la personne que l’Office désigne à l’occasion par voie de résolution exécute ces opérations financières au nom de l’Office.
2019-5
Exercice financier
16
L’exercice financier de l’Office se termine le 31 mars chaque année.
Vérifications
17
(1)
L’Office tient des livres comptables en bon ordre, qui sont vérifiés après chaque exercice financier par le vérificateur nommé par les propriétaires lors de l’assemblée générale annuelle des propriétaires et dont la nomination a été approuvée par la Commission.
17
(2)
Le rapport de vérification et un rapport d’activité sont présentés lors de l’assemblée générale annuelle des propriétaires et une copie signée par deux membres, l’un d’entre eux devant être le président de l’Office, est envoyée sans délai à la Commission.
17
(3)
Les vérifications comptables doivent être effectuées en conformité avec les politiques et exigences de la Commission concernant les vérifications comptables des offices.
2019-5
Signature de certains documents
18
(1)
Les chèques, traites ou ordres de paiement d’argent et les billets à ordre, acceptations et lettres de change doivent être signés par deux employés désignés par l’Office ou deux personnes parmi le président, le vice-président, le trésorier de l’Office et tout employé désigné par l’Office.
18
(2)
Les contrats, documents ou instruments écrits, à l’exception de documents commerciaux préparés dans le cours normal des affaires, qui requièrent la signature de l’Office doivent être signés par deux membres parmi le président, le vice-président et le trésorier de l’Office.
Indemnités et dépenses
19
Les membres peuvent recevoir, pour leur participation aux assemblées et l’exécution des autres fonctions qui leur sont assignées par l’Office, une indemnité quotidienne raisonnable et ont droit au remboursement de leurs frais nécessaires de déplacement.
Généralités
20
(1)
Les procès-verbaux de toutes les assemblées de l’Office, y compris les conférences téléphoniques, doivent être consignés et ratifiés à sa prochaine assemblée.
20
(2)
L’Office fait parvenir au secrétaire de la Commission copie de ses arrêtés, ordonnances et décisions ainsi qu’une copie du procès-verbal de chacune de ses assemblées.
2008-17; 2009-4; 2010-56; 2019-5
2010-04-06
Afficher le document à cette date
ANNEXE A
RÈGLEMENTS ADMINISTRATIFS
Siège social
1
L’Office a son siège social dans la zone réglementée en l’endroit que ses membres déterminent de temps à autre.
Votes et quorum
2
(1)
Les décisions de l’Office sont prises par vote à main levée à moins que ne soit exigé un vote par appel nominatif ou secret. Toutefois, dans une situation urgente, la décision peut être prise par conférence téléphonique permettant à tous les participants d’être en communication.
2
(2)
En cas de partage égal des voix, le président de l’Office a droit à une seconde voix qui sera prépondérante.
2
(3)
Dix-neuf membres constituent le quorum pour toutes les assemblées de l’Office, y compris les conférences téléphoniques.
2009-4
Dirigeants de l’Office
3
(1)
À l’assemblée de l’Office qui suit l’assemblée annuelle des propriétaires, l’Office fait, dans l’ordre, ce qui suit :
(a
)
il procède à l’élection de deux personnes qui siégeront au comité exécutif parmi les membres qui n’ont pas été élus dans le cadre de l’élection visée au paragraphe 5(7) du Règlement;
(b
)
il procède à l’élection d’un trésorier de l’Office parmi les membres qui ne font pas partie du comité exécutif;
(c
)
il procède à l’élection d’un président et d’un vice-président de l’Office parmi les membres du comité exécutif;
(d
)
il nomme un secrétaire de l’Office.
3
(2)
En l’absence du président de l’Office ou en cas d’empêchement ou de refus d’agir du président ou en cas de vacance de son poste, le vice-président de l’Office peut exécuter ses fonctions et exercer ses pouvoirs.
3
(3)
En l’absence du président et du vice-président de l’Office à une assemblée, ou en cas de vacance de leur poste, l’Office élit, pour les fins de cette assemblée, un président parmi les membres présents.
3
(4)
Le président et le vice-président de l’Office exercent leurs fonctions pour un mandat d’un an.
3
(5)
Le président de l’Office ne peut exercer ses fonctions pour plus de six mandats consécutifs.
3
(6)
Le secrétaire de l’Office n’est pas tenu d’être membre.
3
(7)
Le secrétaire et le trésorier de l’Office assistent aux réunions du comité exécutif mais ne peuvent y voter.
2010-56
Comité exécutif
4
(1)
Le comité exécutif est composé des membres élus dans le cadre des élections visées au paragraphe 5(7) du Règlement et à l’alinéa 3(1)
a
) de la présente annexe et il exerce les pouvoirs que peut lui conférer l’Office.
4
(2)
Un membre du comité exécutif exerce ses fonctions pour un mandat d’un an.
4
(3)
Une vacance au sein du comité exécutif n’affecte pas la capacité d’agir du comité exécutif.
4
(4)
Le président de l’Office est le président du comité exécutif.
Réunions du comité exécutif
5
(1)
Cinq membres du comité exécutif constituent le quorum d’une réunion du comité exécutif, y compris une conférence téléphonique.
5
(2)
Toutes les questions traitées lors d’une réunion du comité exécutif sont décidées à la majorité des voix des membres du comité exécutif présents. Le président de la réunion ne vote pas mais en cas de partage égal des voix, il a une voix prépondérante.
5
(3)
Lorsque le président du comité exécutif est absent d’une réunion, les membres du comité exécutif élisent un président pour les fins de cette réunion parmi les membres du comité exécutif présents.
5
(4)
Un membre du comité exécutif doit, lorsque praticable, communiquer avec les membres de sa zone avant une réunion du comité exécutif afin de recueillir les commentaires des membres relativement aux affaires dont est saisi le comité exécutif et aux questions que les membres souhaitent voir traitées par le comité exécutif.
5
(5)
Le comité exécutif tient une réunion durant la première semaine civile complète de chaque mois et aussi souvent que nécessaire pendant le mois.
5
(6)
Sous réserve du paragraphe (5), le comité exécutif peut tenir ses réunions aux heures, dates et endroits qu’il fixe de temps à autre.
5
(7)
Le secrétaire de l’Office envoie un avis de la réunion, accompagné d’un ordre du jour, des lettres d’affaires pertinentes et des contrats pertinents à tous les membres du comité exécutif au moins sept jours avant la date de la réunion.
5
(8)
Les réunions du comité exécutif, autres que les conférences téléphoniques, peuvent être convoquées par l’une ou l’autre des personnes suivantes :
(a
)
le président du comité exécutif;
(b
)
le secrétaire de l’Office, sur instructions écrites d’au moins deux membres du comité exécutif.
5
(9)
Nul avis d’une réunion du comité exécutif n’est nécessaire dans les cas suivants :
(a
)
il s’agit d’une réunion fixée à une journée, une heure et un endroit réguliers;
(b
)
tous les membres du comité exécutif sont présents à la réunion ou ceux qui sont absents ont fait part de leur consentement à la tenue de la réunion en leur absence.
5
(10)
Dans une situation urgente, le comité exécutif peut prendre une décision par conférence téléphonique permettant à tous les participants d’être en communication.
5
(11)
Nul préavis d’une conférence téléphonique n’est requis, mais l’auteur de la convocation doit tenter d’en informer tous les membres du comité exécutif qui se trouvent dans la province, y compris le directeur, afin de leur permettre d’y participer.
5
(12)
La participation à une conférence téléphonique équivaut à une présence effective pour chacun des participants.
Démission d’un membre du comité exécutif
6
(1)
Un membre du comité exécutif peut démissionner en remettant au secrétaire de l’Office sa démission par écrit.
6
(2)
Si un membre du comité exécutif démissionne, l’Office peut le remplacer en nommant un membre de l’Office à ce poste.
Réprimande et suspension d’un membre du comité exécutif
7
L’Office peut, pour motif valable, suspendre un membre du comité exécutif pour une période n’excédant pas six mois, ou le réprimander.
Absence aux réunions du comité exécutif
8
(1)
L’Office peut démettre un membre du comité exécutif de ses fonctions pour toute absence à trois réunions consécutives du comité exécutif sans excuse valable.
8
(2)
Lorsqu’un membre du comité exécutif est démis de ses fonctions dans le cadre du présent article, la vacance au sein du comité exécutif est comblée par la nomination par l’Office, à titre de membre du comité exécutif, d’un membre.
8
(3)
Le mandat d’une personne nommée en vertu du paragraphe (2) prend fin à la prochaine assemblée annuelle de zone.
Membre du comité exécutif démis ou relevé de ses fonctions
9
(1)
L’Office peut recommander qu’un membre du comité exécutif soit démis de ses fonctions pour motif valable ou relevé de ses fonctions en raison d’une incapacité quelconque.
9
(2)
Lorsque l’Office recommande qu’un membre du comité exécutif soit démis ou relevé de ses fonctions dans le cadre du présent article, il convoque une assemblée extraordinaire de zone des propriétaires.
9
(3)
L’assemblée extraordinaire de zone des propriétaires a lieu dans les trente jours qui suivent la date de la recommandation, à la date fixée par l’Office.
9
(4)
L’avis indiquant la date, l’heure et le lieu de l’assemblée extraordinaire de zone des propriétaires est donné de l’une ou l’autre des façons suivantes :
(a
)
en le publiant dans un journal publié dans la province et diffusé généralement dans la zone réglementée au moins une fois par semaine pendant deux semaines consécutives;
(b
)
en le diffusant à partir d’une station de radio ou de télévision qui diffuse dans la zone réglementée au moins trois fois par semaine pendant deux semaines consécutives.
9
(5)
L’Office signifie au membre du comité exécutif faisant l’objet de la recommandation un avis écrit indiquant la date, l’heure et le lieu de l’assemblée extraordinaire de zone des propriétaires, ainsi qu’un exposé détaillé des raisons à l’appui de la recommandation de l’Office, au moins quinze jours avant la tenue de l’assemblée extraordinaire.
9
(6)
Lors de l’assemblée extraordinaire de zone des propriétaires, un membre du comité exécutif peut être démis ou relevé de ses fonctions à la majorité des voix des propriétaires présents.
9
(7)
Lorsqu’un membre du comité exécutif est démis ou relevé de ses fonctions dans le cadre du présent article, les propriétaires comblent la vacance au sein du comité exécutif lors de l’assemblée extraordinaire de zone des propriétaires par l’élection d’un membre, à titre de membre du comité exécutif.
9
(8)
Le mandat d’une personne élue dans le cadre d’une élection prévue au paragraphe (7) prend fin à la prochaine assemblée annuelle de zone.
9
(9)
Lorsqu’un membre du comité exécutif est démis ou relevé de ses fonctions dans le cadre du présent article, l’Office signifie au membre du comité exécutif un avis écrit de la décision prise lors de l’assemblée extraordinaire de zone des propriétaires, ainsi qu’une copie du procès-verbal de l’assemblée extraordinaire de zone des propriétaires, certifiée par le secrétaire de l’assemblée et d’un membre, dans les quatorze jours qui suivent la date de l’assemblée extraordinaire de zone des propriétaires.
9
(10)
La signification des avis visés aux paragraphes (5) et (9) est effectuée de l’une ou l’autre des façons suivantes :
(a
)
à personne, au destinataire ou à un adulte demeurant à la résidence du destinataire;
(b
)
par l’envoi de l’avis par courrier port payé ou par courrier recommandé, à la dernière adresse connue du membre du comité exécutif figurant dans les dossiers de l’Office et dans ce cas, la signification est réputée avoir eu lieu cinq jours après la mise à la poste de l’avis.
Assemblées de l’Office
10
(1)
Les assemblées de l’Office ont lieu au moins trois fois par année et il ne peut s’écouler plus de quatre mois entre les assemblées.
10
(2)
Le secrétaire de l’Office envoie un avis d’assemblée, accompagné d’un ordre du jour, des lettres d’affaires pertinentes et des contrats pertinents, à tous les membres, au moins sept jours avant la date de l’assemblée.
10
(3)
Les assemblées de l’Office, autres que les conférences téléphoniques, sont convoquées par l’une des personnes suivantes :
(a
)
le président de l’Office;
(b
)
le secrétaire de l’Office, sur les instructions du président de l’Office;
(c
)
le secrétaire de l’Office, sur les instructions écrites d’au moins trente-et-un membres.
10
(4)
Nul avis d’une assemblée de l’Office n’est nécessaire si tous les membres sont présents ou si ceux qui sont absents ont fait part de leur consentement à la tenue de l’assemblée en leur absence.
10
(5)
Dans une situation urgente, l’Office peut prendre une décision par conférence téléphonique permettant à tous les participants d’être en communication.
10
(6)
Nul préavis d’une conférence téléphonique n’est requis, mais l’auteur de la convocation doit tenter d’en informer tous les membres qui se trouvent dans la province, y compris le directeur, afin de leur permettre d’y participer.
10
(7)
La participation à une conférence téléphonique équivaut à une présence effective pour chacun des participants.
2008-17
Démission d’un membre
11
(1)
Un membre peut démissionner en remettant au secrétaire de l’Office sa démission par écrit.
11
(2)
Si un membre démissionne, l’Office peut le remplacer en nommant une personne qui remplit les critères énoncés au paragraphe 4(3) du Règlement.
Réprimande et suspension d’un membre
12
L’Office peut, pour motif valable, suspendre un membre pour une période n’excédant pas six mois, ou le réprimander.
Absence aux assemblées de l’Office
13
(1)
L’Office peut démettre un membre de ses fonctions pour toute absence à trois assemblées consécutives de l’Office sans excuse valable.
13
(2)
Lorsqu’un membre est démis de ses fonctions dans le cadre du présent article, la vacance au sein de l’Office est comblée par la nomination par l’Office, à titre de membre, d’une personne qui remplit les critères énoncés au paragraphe 4(3) du Règlement.
13
(3)
Le mandat d’une personne nommée en vertu du paragraphe (2) prend fin à la prochaine assemblée annuelle de zone.
Membre démis ou relevé de ses fonctions
14
(1)
L’Office peut recommander qu’un membre soit démis de ses fonctions pour motif valable ou relevé de ses fonctions en raison d’une incapacité quelconque.
14
(2)
Lorsque l’Office recommande qu’un membre soit démis ou relevé de ses fonctions dans le cadre du présent article, il convoque une assemblée extraordinaire de zone des propriétaires.
14
(3)
L’assemblée extraordinaire de zone des propriétaires a lieu dans les trente jours qui suivent la date de la recommandation, à la date fixée par l’Office.
14
(4)
L’avis indiquant la date, l’heure et le lieu de l’assemblée extraordinaire de zone des propriétaires est donné de l’une ou l’autre des façons suivantes :
(a
)
en le publiant dans un journal publié dans la province et diffusé généralement dans la zone réglementée au moins une fois par semaine pendant deux semaines consécutives;
(b
)
en le diffusant à partir d’une station de radio ou de télévision qui diffuse dans la zone réglementée au moins trois fois par semaine pendant deux semaines consécutives.
14
(5)
L’Office signifie au membre faisant l’objet de la recommandation un avis écrit indiquant la date, l’heure et le lieu de l’assemblée extraordinaire de zone des propriétaires, ainsi qu’un exposé détaillé des raisons à l’appui de la recommandation de l’Office, au moins quinze jours avant la tenue de l’assemblée extraordinaire.
14
(6)
Lors de l’assemblée extraordinaire de zone des propriétaires, un membre peut être démis ou relevé de ses fonctions à la majorité des voix des propriétaires présents.
14
(7)
Lorsqu’un membre est démis ou relevé de ses fonctions dans le cadre du présent article, les propriétaires comblent la vacance au sein de l’Office lors de l’assemblée extraordinaire de zone des propriétaires par l’élection, à titre de membre, d’une personne qui remplit les critères énoncés au paragraphe 4(3) du Règlement.
14
(8)
Le mandat d’une personne élue dans le cadre d’une élection prévue au paragraphe (7) prend fin à la prochaine assemblée annuelle de zone.
14
(9)
Lorsqu’un membre est démis ou relevé de ses fonctions dans le cadre du présent article, l’Office signifie au membre un avis écrit de la décision prise lors de l’assemblée extraordinaire de zone des propriétaires, ainsi qu’une copie du procès-verbal de l’assemblée, certifiée par le secrétaire de l’assemblée et un membre, dans les quatorze jours qui suivent la date de l’assemblée extraordinaire de zone des propriétaires.
14
(10)
La signification des avis visés aux paragraphes (5) et (9) est effectuée de l’une ou l’autre des façons suivantes :
(a
)
à personne, au destinataire ou à un adulte demeurant à la résidence du destinataire;
(b
)
par l’envoi de l’avis par courrier port payé ou par courrier recommandé, à la dernière adresse connue du membre figurant dans les dossiers de l’Office et dans ce cas, la signification est réputée avoir eu lieu cinq jours après la mise à la poste.
Opérations bancaires, cautionnement et facultés d’emprunt
15
(1)
Sous réserve de l’article 26 de la Loi, l’Office peut contracter des emprunts sur son crédit et hypothéquer, donner en gage ou nantir ses biens réels ou personnels, y compris les créances comptables, pour garantir ses emprunts ou autres obligations.
15
(2)
L’Office effectue ses opérations bancaires, en totalité ou en partie, avec la banque, la compagnie de fiducie ou toute autre firme, corporation ou société exerçant une activité bancaire, qu’il désigne, nomme ou approuve, à l’occasion, par voie de résolution et deux personnes parmi le président, le vice-président, le trésorier de l’Office et toute personne que l’Office désigne à l’occasion par voie de résolution exécutent tout ou partie de ces opérations financières au nom de l’Office.
Exercice financier
16
L’exercice financier de l’Office se termine le 31 mars chaque année.
Vérifications
17
(1)
L’Office tient des livres comptables en bon ordre, qui sont vérifiés après chaque exercice financier par le vérificateur nommé par les propriétaires lors de l’assemblée annuelle des propriétaires et dont la nomination a été approuvée par la Commission.
17
(2)
Le rapport de vérification et un rapport d’activité sont présentés lors de l’assemblée annuelle des propriétaires et une copie signée par deux membres, l’un d’entre eux devant être le président de l’Office, est envoyée sans délai à la Commission.
17
(3)
Les vérifications comptables doivent être effectuées en conformité avec les politiques et exigences de la Commission concernant les vérifications comptables des offices.
Signature de certains documents
18
(1)
Les chèques, traites ou ordres de paiement d’argent et les billets à ordre, acceptations et lettres de change doivent être signés par deux employés désignés par l’Office ou deux personnes parmi le président, le vice-président, le trésorier de l’Office et tout employé désigné par l’Office.
18
(2)
Les contrats, documents ou instruments écrits, à l’exception de documents commerciaux préparés dans le cours normal des affaires, qui requièrent la signature de l’Office doivent être signés par deux membres parmi le président, le vice-président et le trésorier de l’Office.
Indemnités et dépenses
19
Les membres peuvent recevoir, pour leur participation aux assemblées et l’exécution des autres fonctions qui leur sont assignées par l’Office, une indemnité quotidienne raisonnable et ont droit au remboursement de leurs frais nécessaires de déplacement.
Généralités
20
(1)
Les procès-verbaux de toutes les assemblées de l’Office, y compris les conférences téléphoniques, doivent être consignés et ratifiés à sa prochaine assemblée.
20
(2)
L’Office fait parvenir au secrétaire de la Commission copie de ses arrêtés, ordonnances et décisions ainsi qu’une copie du procès-verbal de chacune de ses assemblées.
2009-4
2009-01-13
Afficher le document à cette date
ANNEXE A
RÈGLEMENTS ADMINISTRATIFS
Siège social
1
L’Office a son siège social dans la zone réglementée en l’endroit que ses membres déterminent de temps à autre.
Votes et quorum
2
(1)
Les décisions de l’Office sont prises par vote à main levée à moins que ne soit exigé un vote par appel nominatif ou secret. Toutefois, dans une situation urgente, la décision peut être prise par conférence téléphonique permettant à tous les participants d’être en communication.
2
(2)
En cas de partage égal des voix, le président de l’Office a droit à une seconde voix qui sera prépondérante.
2
(3)
Dix-neuf membres constituent le quorum pour toutes les assemblées de l’Office, y compris les conférences téléphoniques.
2009-4
Dirigeants de l’Office
3
(1)
À l’assemblée de l’Office qui suit l’assemblée annuelle des propriétaires, l’Office fait, dans l’ordre, ce qui suit :
(a
)
il procède à l’élection de deux personnes qui siégeront au comité exécutif parmi les membres qui n’ont pas été élus dans le cadre de l’élection visée au paragraphe 5(7) du Règlement;
(b
)
il procède à l’élection d’un trésorier de l’Office parmi les membres qui ne font pas partie du comité exécutif;
(c
)
il procède à l’élection d’un président et d’un vice-président de l’Office parmi les membres du comité exécutif;
(d
)
il nomme un secrétaire de l’Office.
3
(2)
En l’absence du président de l’Office ou en cas d’empêchement ou de refus d’agir du président ou en cas de vacance de son poste, le vice-président de l’Office peut exécuter ses fonctions et exercer ses pouvoirs.
3
(3)
En l’absence du président et du vice-président de l’Office à une assemblée, ou en cas de vacance de leur poste, l’Office élit, pour les fins de cette assemblée, un président parmi les membres présents.
3
(4)
Le président et le vice-président de l’Office exercent leurs fonctions pour un mandat d’un an.
3
(5)
Le président de l’Office ne peut exercer ses fonctions pour plus de deux mandats consécutifs.
3
(6)
Le secrétaire de l’Office n’est pas tenu d’être membre.
3
(7)
Le secrétaire et le trésorier de l’Office assistent aux réunions du comité exécutif mais ne peuvent y voter.
Comité exécutif
4
(1)
Le comité exécutif est composé des membres élus dans le cadre des élections visées au paragraphe 5(7) du Règlement et à l’alinéa 3(1)
a
) de la présente annexe et il exerce les pouvoirs que peut lui conférer l’Office.
4
(2)
Un membre du comité exécutif exerce ses fonctions pour un mandat d’un an.
4
(3)
Une vacance au sein du comité exécutif n’affecte pas la capacité d’agir du comité exécutif.
4
(4)
Le président de l’Office est le président du comité exécutif.
Réunions du comité exécutif
5
(1)
Cinq membres du comité exécutif constituent le quorum d’une réunion du comité exécutif, y compris une conférence téléphonique.
5
(2)
Toutes les questions traitées lors d’une réunion du comité exécutif sont décidées à la majorité des voix des membres du comité exécutif présents. Le président de la réunion ne vote pas mais en cas de partage égal des voix, il a une voix prépondérante.
5
(3)
Lorsque le président du comité exécutif est absent d’une réunion, les membres du comité exécutif élisent un président pour les fins de cette réunion parmi les membres du comité exécutif présents.
5
(4)
Un membre du comité exécutif doit, lorsque praticable, communiquer avec les membres de sa zone avant une réunion du comité exécutif afin de recueillir les commentaires des membres relativement aux affaires dont est saisi le comité exécutif et aux questions que les membres souhaitent voir traitées par le comité exécutif.
5
(5)
Le comité exécutif tient une réunion durant la première semaine civile complète de chaque mois et aussi souvent que nécessaire pendant le mois.
5
(6)
Sous réserve du paragraphe (5), le comité exécutif peut tenir ses réunions aux heures, dates et endroits qu’il fixe de temps à autre.
5
(7)
Le secrétaire de l’Office envoie un avis de la réunion, accompagné d’un ordre du jour, des lettres d’affaires pertinentes et des contrats pertinents à tous les membres du comité exécutif au moins sept jours avant la date de la réunion.
5
(8)
Les réunions du comité exécutif, autres que les conférences téléphoniques, peuvent être convoquées par l’une ou l’autre des personnes suivantes :
(a
)
le président du comité exécutif;
(b
)
le secrétaire de l’Office, sur instructions écrites d’au moins deux membres du comité exécutif.
5
(9)
Nul avis d’une réunion du comité exécutif n’est nécessaire dans les cas suivants :
(a
)
il s’agit d’une réunion fixée à une journée, une heure et un endroit réguliers;
(b
)
tous les membres du comité exécutif sont présents à la réunion ou ceux qui sont absents ont fait part de leur consentement à la tenue de la réunion en leur absence.
5
(10)
Dans une situation urgente, le comité exécutif peut prendre une décision par conférence téléphonique permettant à tous les participants d’être en communication.
5
(11)
Nul préavis d’une conférence téléphonique n’est requis, mais l’auteur de la convocation doit tenter d’en informer tous les membres du comité exécutif qui se trouvent dans la province, y compris le directeur, afin de leur permettre d’y participer.
5
(12)
La participation à une conférence téléphonique équivaut à une présence effective pour chacun des participants.
Démission d’un membre du comité exécutif
6
(1)
Un membre du comité exécutif peut démissionner en remettant au secrétaire de l’Office sa démission par écrit.
6
(2)
Si un membre du comité exécutif démissionne, l’Office peut le remplacer en nommant un membre de l’Office à ce poste.
Réprimande et suspension d’un membre du comité exécutif
7
L’Office peut, pour motif valable, suspendre un membre du comité exécutif pour une période n’excédant pas six mois, ou le réprimander.
Absence aux réunions du comité exécutif
8
(1)
L’Office peut démettre un membre du comité exécutif de ses fonctions pour toute absence à trois réunions consécutives du comité exécutif sans excuse valable.
8
(2)
Lorsqu’un membre du comité exécutif est démis de ses fonctions dans le cadre du présent article, la vacance au sein du comité exécutif est comblée par la nomination par l’Office, à titre de membre du comité exécutif, d’un membre.
8
(3)
Le mandat d’une personne nommée en vertu du paragraphe (2) prend fin à la prochaine assemblée annuelle de zone.
Membre du comité exécutif démis ou relevé de ses fonctions
9
(1)
L’Office peut recommander qu’un membre du comité exécutif soit démis de ses fonctions pour motif valable ou relevé de ses fonctions en raison d’une incapacité quelconque.
9
(2)
Lorsque l’Office recommande qu’un membre du comité exécutif soit démis ou relevé de ses fonctions dans le cadre du présent article, il convoque une assemblée extraordinaire de zone des propriétaires.
9
(3)
L’assemblée extraordinaire de zone des propriétaires a lieu dans les trente jours qui suivent la date de la recommandation, à la date fixée par l’Office.
9
(4)
L’avis indiquant la date, l’heure et le lieu de l’assemblée extraordinaire de zone des propriétaires est donné de l’une ou l’autre des façons suivantes :
(a
)
en le publiant dans un journal publié dans la province et diffusé généralement dans la zone réglementée au moins une fois par semaine pendant deux semaines consécutives;
(b
)
en le diffusant à partir d’une station de radio ou de télévision qui diffuse dans la zone réglementée au moins trois fois par semaine pendant deux semaines consécutives.
9
(5)
L’Office signifie au membre du comité exécutif faisant l’objet de la recommandation un avis écrit indiquant la date, l’heure et le lieu de l’assemblée extraordinaire de zone des propriétaires, ainsi qu’un exposé détaillé des raisons à l’appui de la recommandation de l’Office, au moins quinze jours avant la tenue de l’assemblée extraordinaire.
9
(6)
Lors de l’assemblée extraordinaire de zone des propriétaires, un membre du comité exécutif peut être démis ou relevé de ses fonctions à la majorité des voix des propriétaires présents.
9
(7)
Lorsqu’un membre du comité exécutif est démis ou relevé de ses fonctions dans le cadre du présent article, les propriétaires comblent la vacance au sein du comité exécutif lors de l’assemblée extraordinaire de zone des propriétaires par l’élection d’un membre, à titre de membre du comité exécutif.
9
(8)
Le mandat d’une personne élue dans le cadre d’une élection prévue au paragraphe (7) prend fin à la prochaine assemblée annuelle de zone.
9
(9)
Lorsqu’un membre du comité exécutif est démis ou relevé de ses fonctions dans le cadre du présent article, l’Office signifie au membre du comité exécutif un avis écrit de la décision prise lors de l’assemblée extraordinaire de zone des propriétaires, ainsi qu’une copie du procès-verbal de l’assemblée extraordinaire de zone des propriétaires, certifiée par le secrétaire de l’assemblée et d’un membre, dans les quatorze jours qui suivent la date de l’assemblée extraordinaire de zone des propriétaires.
9
(10)
La signification des avis visés aux paragraphes (5) et (9) est effectuée de l’une ou l’autre des façons suivantes :
(a
)
à personne, au destinataire ou à un adulte demeurant à la résidence du destinataire;
(b
)
par l’envoi de l’avis par courrier port payé ou par courrier recommandé, à la dernière adresse connue du membre du comité exécutif figurant dans les dossiers de l’Office et dans ce cas, la signification est réputée avoir eu lieu cinq jours après la mise à la poste de l’avis.
Assemblées de l’Office
10
(1)
Les assemblées de l’Office ont lieu au moins trois fois par année et il ne peut s’écouler plus de quatre mois entre les assemblées.
10
(2)
Le secrétaire de l’Office envoie un avis d’assemblée, accompagné d’un ordre du jour, des lettres d’affaires pertinentes et des contrats pertinents, à tous les membres, au moins sept jours avant la date de l’assemblée.
10
(3)
Les assemblées de l’Office, autres que les conférences téléphoniques, sont convoquées par l’une des personnes suivantes :
(a
)
le président de l’Office;
(b
)
le secrétaire de l’Office, sur les instructions du président de l’Office;
(c
)
le secrétaire de l’Office, sur les instructions écrites d’au moins trente-et-un membres.
10
(4)
Nul avis d’une assemblée de l’Office n’est nécessaire si tous les membres sont présents ou si ceux qui sont absents ont fait part de leur consentement à la tenue de l’assemblée en leur absence.
10
(5)
Dans une situation urgente, l’Office peut prendre une décision par conférence téléphonique permettant à tous les participants d’être en communication.
10
(6)
Nul préavis d’une conférence téléphonique n’est requis, mais l’auteur de la convocation doit tenter d’en informer tous les membres qui se trouvent dans la province, y compris le directeur, afin de leur permettre d’y participer.
10
(7)
La participation à une conférence téléphonique équivaut à une présence effective pour chacun des participants.
2008-17
Démission d’un membre
11
(1)
Un membre peut démissionner en remettant au secrétaire de l’Office sa démission par écrit.
11
(2)
Si un membre démissionne, l’Office peut le remplacer en nommant une personne qui remplit les critères énoncés au paragraphe 4(3) du Règlement.
Réprimande et suspension d’un membre
12
L’Office peut, pour motif valable, suspendre un membre pour une période n’excédant pas six mois, ou le réprimander.
Absence aux assemblées de l’Office
13
(1)
L’Office peut démettre un membre de ses fonctions pour toute absence à trois assemblées consécutives de l’Office sans excuse valable.
13
(2)
Lorsqu’un membre est démis de ses fonctions dans le cadre du présent article, la vacance au sein de l’Office est comblée par la nomination par l’Office, à titre de membre, d’une personne qui remplit les critères énoncés au paragraphe 4(3) du Règlement.
13
(3)
Le mandat d’une personne nommée en vertu du paragraphe (2) prend fin à la prochaine assemblée annuelle de zone.
Membre démis ou relevé de ses fonctions
14
(1)
L’Office peut recommander qu’un membre soit démis de ses fonctions pour motif valable ou relevé de ses fonctions en raison d’une incapacité quelconque.
14
(2)
Lorsque l’Office recommande qu’un membre soit démis ou relevé de ses fonctions dans le cadre du présent article, il convoque une assemblée extraordinaire de zone des propriétaires.
14
(3)
L’assemblée extraordinaire de zone des propriétaires a lieu dans les trente jours qui suivent la date de la recommandation, à la date fixée par l’Office.
14
(4)
L’avis indiquant la date, l’heure et le lieu de l’assemblée extraordinaire de zone des propriétaires est donné de l’une ou l’autre des façons suivantes :
(a
)
en le publiant dans un journal publié dans la province et diffusé généralement dans la zone réglementée au moins une fois par semaine pendant deux semaines consécutives;
(b
)
en le diffusant à partir d’une station de radio ou de télévision qui diffuse dans la zone réglementée au moins trois fois par semaine pendant deux semaines consécutives.
14
(5)
L’Office signifie au membre faisant l’objet de la recommandation un avis écrit indiquant la date, l’heure et le lieu de l’assemblée extraordinaire de zone des propriétaires, ainsi qu’un exposé détaillé des raisons à l’appui de la recommandation de l’Office, au moins quinze jours avant la tenue de l’assemblée extraordinaire.
14
(6)
Lors de l’assemblée extraordinaire de zone des propriétaires, un membre peut être démis ou relevé de ses fonctions à la majorité des voix des propriétaires présents.
14
(7)
Lorsqu’un membre est démis ou relevé de ses fonctions dans le cadre du présent article, les propriétaires comblent la vacance au sein de l’Office lors de l’assemblée extraordinaire de zone des propriétaires par l’élection, à titre de membre, d’une personne qui remplit les critères énoncés au paragraphe 4(3) du Règlement.
14
(8)
Le mandat d’une personne élue dans le cadre d’une élection prévue au paragraphe (7) prend fin à la prochaine assemblée annuelle de zone.
14
(9)
Lorsqu’un membre est démis ou relevé de ses fonctions dans le cadre du présent article, l’Office signifie au membre un avis écrit de la décision prise lors de l’assemblée extraordinaire de zone des propriétaires, ainsi qu’une copie du procès-verbal de l’assemblée, certifiée par le secrétaire de l’assemblée et un membre, dans les quatorze jours qui suivent la date de l’assemblée extraordinaire de zone des propriétaires.
14
(10)
La signification des avis visés aux paragraphes (5) et (9) est effectuée de l’une ou l’autre des façons suivantes :
(a
)
à personne, au destinataire ou à un adulte demeurant à la résidence du destinataire;
(b
)
par l’envoi de l’avis par courrier port payé ou par courrier recommandé, à la dernière adresse connue du membre figurant dans les dossiers de l’Office et dans ce cas, la signification est réputée avoir eu lieu cinq jours après la mise à la poste.
Opérations bancaires, cautionnement et facultés d’emprunt
15
(1)
Sous réserve de l’article 26 de la Loi, l’Office peut contracter des emprunts sur son crédit et hypothéquer, donner en gage ou nantir ses biens réels ou personnels, y compris les créances comptables, pour garantir ses emprunts ou autres obligations.
15
(2)
L’Office effectue ses opérations bancaires, en totalité ou en partie, avec la banque, la compagnie de fiducie ou toute autre firme, corporation ou société exerçant une activité bancaire, qu’il désigne, nomme ou approuve, à l’occasion, par voie de résolution et deux personnes parmi le président, le vice-président, le trésorier de l’Office et toute personne que l’Office désigne à l’occasion par voie de résolution exécutent tout ou partie de ces opérations financières au nom de l’Office.
Exercice financier
16
L’exercice financier de l’Office se termine le 31 mars chaque année.
Vérifications
17
(1)
L’Office tient des livres comptables en bon ordre, qui sont vérifiés après chaque exercice financier par le vérificateur nommé par les propriétaires lors de l’assemblée annuelle des propriétaires et dont la nomination a été approuvée par la Commission.
17
(2)
Le rapport de vérification et un rapport d’activité sont présentés lors de l’assemblée annuelle des propriétaires et une copie signée par deux membres, l’un d’entre eux devant être le président de l’Office, est envoyée sans délai à la Commission.
17
(3)
Les vérifications comptables doivent être effectuées en conformité avec les politiques et exigences de la Commission concernant les vérifications comptables des offices.
Signature de certains documents
18
(1)
Les chèques, traites ou ordres de paiement d’argent et les billets à ordre, acceptations et lettres de change doivent être signés par deux employés désignés par l’Office ou deux personnes parmi le président, le vice-président, le trésorier de l’Office et tout employé désigné par l’Office.
18
(2)
Les contrats, documents ou instruments écrits, à l’exception de documents commerciaux préparés dans le cours normal des affaires, qui requièrent la signature de l’Office doivent être signés par deux membres parmi le président, le vice-président et le trésorier de l’Office.
Indemnités et dépenses
19
Les membres peuvent recevoir, pour leur participation aux assemblées et l’exécution des autres fonctions qui leur sont assignées par l’Office, une indemnité quotidienne raisonnable et ont droit au remboursement de leurs frais nécessaires de déplacement.
Généralités
20
(1)
Les procès-verbaux de toutes les assemblées de l’Office, y compris les conférences téléphoniques, doivent être consignés et ratifiés à sa prochaine assemblée.
20
(2)
L’Office fait parvenir au secrétaire de la Commission copie de ses arrêtés, ordonnances et décisions ainsi qu’une copie du procès-verbal de chacune de ses assemblées.
2009-4
2008-11-12
Afficher le document à cette date
ANNEXE A
RÈGLEMENTS ADMINISTRATIFS
Siège social
1
L’Office a son siège social dans la zone réglementée en l’endroit que ses membres déterminent de temps à autre.
Votes et quorum
2
(1)
Les décisions de l’Office sont prises par vote à main levée à moins que ne soit exigé un vote par appel nominatif ou secret. Toutefois, dans une situation urgente, la décision peut être prise par conférence téléphonique permettant à tous les participants d’être en communication.
2
(2)
En cas de partage égal des voix, le président de l’Office a droit à une seconde voix qui sera prépondérante.
2
(3)
Vingt membres constituent le quorum pour toutes les assemblées de l’Office, y compris les conférences téléphoniques.
Dirigeants de l’Office
3
(1)
À l’assemblée de l’Office qui suit l’assemblée annuelle des propriétaires, l’Office fait, dans l’ordre, ce qui suit :
(a
)
il procède à l’élection de deux personnes qui siégeront au comité exécutif parmi les membres qui n’ont pas été élus dans le cadre de l’élection visée au paragraphe 5(7) du Règlement;
(b
)
il procède à l’élection d’un trésorier de l’Office parmi les membres qui ne font pas partie du comité exécutif;
(c
)
il procède à l’élection d’un président et d’un vice-président de l’Office parmi les membres du comité exécutif;
(d
)
il nomme un secrétaire de l’Office.
3
(2)
En l’absence du président de l’Office ou en cas d’empêchement ou de refus d’agir du président ou en cas de vacance de son poste, le vice-président de l’Office peut exécuter ses fonctions et exercer ses pouvoirs.
3
(3)
En l’absence du président et du vice-président de l’Office à une assemblée, ou en cas de vacance de leur poste, l’Office élit, pour les fins de cette assemblée, un président parmi les membres présents.
3
(4)
Le président et le vice-président de l’Office exercent leurs fonctions pour un mandat d’un an.
3
(5)
Le président de l’Office ne peut exercer ses fonctions pour plus de deux mandats consécutifs.
3
(6)
Le secrétaire de l’Office n’est pas tenu d’être membre.
3
(7)
Le secrétaire et le trésorier de l’Office assistent aux réunions du comité exécutif mais ne peuvent y voter.
Comité exécutif
4
(1)
Le comité exécutif est composé des membres élus dans le cadre des élections visées au paragraphe 5(7) du Règlement et à l’alinéa 3(1)
a
) de la présente annexe et il exerce les pouvoirs que peut lui conférer l’Office.
4
(2)
Un membre du comité exécutif exerce ses fonctions pour un mandat d’un an.
4
(3)
Une vacance au sein du comité exécutif n’affecte pas la capacité d’agir du comité exécutif.
4
(4)
Le président de l’Office est le président du comité exécutif.
Réunions du comité exécutif
5
(1)
Cinq membres du comité exécutif constituent le quorum d’une réunion du comité exécutif, y compris une conférence téléphonique.
5
(2)
Toutes les questions traitées lors d’une réunion du comité exécutif sont décidées à la majorité des voix des membres du comité exécutif présents. Le président de la réunion ne vote pas mais en cas de partage égal des voix, il a une voix prépondérante.
5
(3)
Lorsque le président du comité exécutif est absent d’une réunion, les membres du comité exécutif élisent un président pour les fins de cette réunion parmi les membres du comité exécutif présents.
5
(4)
Un membre du comité exécutif doit, lorsque praticable, communiquer avec les membres de sa zone avant une réunion du comité exécutif afin de recueillir les commentaires des membres relativement aux affaires dont est saisi le comité exécutif et aux questions que les membres souhaitent voir traitées par le comité exécutif.
5
(5)
Le comité exécutif tient une réunion durant la première semaine civile complète de chaque mois et aussi souvent que nécessaire pendant le mois.
5
(6)
Sous réserve du paragraphe (5), le comité exécutif peut tenir ses réunions aux heures, dates et endroits qu’il fixe de temps à autre.
5
(7)
Le secrétaire de l’Office envoie un avis de la réunion, accompagné d’un ordre du jour, des lettres d’affaires pertinentes et des contrats pertinents à tous les membres du comité exécutif au moins sept jours avant la date de la réunion.
5
(8)
Les réunions du comité exécutif, autres que les conférences téléphoniques, peuvent être convoquées par l’une ou l’autre des personnes suivantes :
(a
)
le président du comité exécutif;
(b
)
le secrétaire de l’Office, sur instructions écrites d’au moins deux membres du comité exécutif.
5
(9)
Nul avis d’une réunion du comité exécutif n’est nécessaire dans les cas suivants :
(a
)
il s’agit d’une réunion fixée à une journée, une heure et un endroit réguliers;
(b
)
tous les membres du comité exécutif sont présents à la réunion ou ceux qui sont absents ont fait part de leur consentement à la tenue de la réunion en leur absence.
5
(10)
Dans une situation urgente, le comité exécutif peut prendre une décision par conférence téléphonique permettant à tous les participants d’être en communication.
5
(11)
Nul préavis d’une conférence téléphonique n’est requis, mais l’auteur de la convocation doit tenter d’en informer tous les membres du comité exécutif qui se trouvent dans la province, y compris le directeur, afin de leur permettre d’y participer.
5
(12)
La participation à une conférence téléphonique équivaut à une présence effective pour chacun des participants.
Démission d’un membre du comité exécutif
6
(1)
Un membre du comité exécutif peut démissionner en remettant au secrétaire de l’Office sa démission par écrit.
6
(2)
Si un membre du comité exécutif démissionne, l’Office peut le remplacer en nommant un membre de l’Office à ce poste.
Réprimande et suspension d’un membre du comité exécutif
7
L’Office peut, pour motif valable, suspendre un membre du comité exécutif pour une période n’excédant pas six mois, ou le réprimander.
Absence aux réunions du comité exécutif
8
(1)
L’Office peut démettre un membre du comité exécutif de ses fonctions pour toute absence à trois réunions consécutives du comité exécutif sans excuse valable.
8
(2)
Lorsqu’un membre du comité exécutif est démis de ses fonctions dans le cadre du présent article, la vacance au sein du comité exécutif est comblée par la nomination par l’Office, à titre de membre du comité exécutif, d’un membre.
8
(3)
Le mandat d’une personne nommée en vertu du paragraphe (2) prend fin à la prochaine assemblée annuelle de zone.
Membre du comité exécutif démis ou relevé de ses fonctions
9
(1)
L’Office peut recommander qu’un membre du comité exécutif soit démis de ses fonctions pour motif valable ou relevé de ses fonctions en raison d’une incapacité quelconque.
9
(2)
Lorsque l’Office recommande qu’un membre du comité exécutif soit démis ou relevé de ses fonctions dans le cadre du présent article, il convoque une assemblée extraordinaire de zone des propriétaires.
9
(3)
L’assemblée extraordinaire de zone des propriétaires a lieu dans les trente jours qui suivent la date de la recommandation, à la date fixée par l’Office.
9
(4)
L’avis indiquant la date, l’heure et le lieu de l’assemblée extraordinaire de zone des propriétaires est donné de l’une ou l’autre des façons suivantes :
(a
)
en le publiant dans un journal publié dans la province et diffusé généralement dans la zone réglementée au moins une fois par semaine pendant deux semaines consécutives;
(b
)
en le diffusant à partir d’une station de radio ou de télévision qui diffuse dans la zone réglementée au moins trois fois par semaine pendant deux semaines consécutives.
9
(5)
L’Office signifie au membre du comité exécutif faisant l’objet de la recommandation un avis écrit indiquant la date, l’heure et le lieu de l’assemblée extraordinaire de zone des propriétaires, ainsi qu’un exposé détaillé des raisons à l’appui de la recommandation de l’Office, au moins quinze jours avant la tenue de l’assemblée extraordinaire.
9
(6)
Lors de l’assemblée extraordinaire de zone des propriétaires, un membre du comité exécutif peut être démis ou relevé de ses fonctions à la majorité des voix des propriétaires présents.
9
(7)
Lorsqu’un membre du comité exécutif est démis ou relevé de ses fonctions dans le cadre du présent article, les propriétaires comblent la vacance au sein du comité exécutif lors de l’assemblée extraordinaire de zone des propriétaires par l’élection d’un membre, à titre de membre du comité exécutif.
9
(8)
Le mandat d’une personne élue dans le cadre d’une élection prévue au paragraphe (7) prend fin à la prochaine assemblée annuelle de zone.
9
(9)
Lorsqu’un membre du comité exécutif est démis ou relevé de ses fonctions dans le cadre du présent article, l’Office signifie au membre du comité exécutif un avis écrit de la décision prise lors de l’assemblée extraordinaire de zone des propriétaires, ainsi qu’une copie du procès-verbal de l’assemblée extraordinaire de zone des propriétaires, certifiée par le secrétaire de l’assemblée et d’un membre, dans les quatorze jours qui suivent la date de l’assemblée extraordinaire de zone des propriétaires.
9
(10)
La signification des avis visés aux paragraphes (5) et (9) est effectuée de l’une ou l’autre des façons suivantes :
(a
)
à personne, au destinataire ou à un adulte demeurant à la résidence du destinataire;
(b
)
par l’envoi de l’avis par courrier port payé ou par courrier recommandé, à la dernière adresse connue du membre du comité exécutif figurant dans les dossiers de l’Office et dans ce cas, la signification est réputée avoir eu lieu cinq jours après la mise à la poste de l’avis.
Assemblées de l’Office
10
(1)
Les assemblées de l’Office ont lieu au moins trois fois par année et il ne peut s’écouler plus de quatre mois entre les assemblées.
10
(2)
Le secrétaire de l’Office envoie un avis d’assemblée, accompagné d’un ordre du jour, des lettres d’affaires pertinentes et des contrats pertinents, à tous les membres, au moins sept jours avant la date de l’assemblée.
10
(3)
Les assemblées de l’Office, autres que les conférences téléphoniques, sont convoquées par l’une des personnes suivantes :
(a
)
le président de l’Office;
(b
)
le secrétaire de l’Office, sur les instructions du président de l’Office;
(c
)
le secrétaire de l’Office, sur les instructions écrites d’au moins trente-et-un membres.
10
(4)
Nul avis d’une assemblée de l’Office n’est nécessaire si tous les membres sont présents ou si ceux qui sont absents ont fait part de leur consentement à la tenue de l’assemblée en leur absence.
10
(5)
Dans une situation urgente, l’Office peut prendre une décision par conférence téléphonique permettant à tous les participants d’être en communication.
10
(6)
Nul préavis d’une conférence téléphonique n’est requis, mais l’auteur de la convocation doit tenter d’en informer tous les membres qui se trouvent dans la province, y compris le directeur, afin de leur permettre d’y participer.
10
(7)
La participation à une conférence téléphonique équivaut à une présence effective pour chacun des participants.
2008-17
Démission d’un membre
11
(1)
Un membre peut démissionner en remettant au secrétaire de l’Office sa démission par écrit.
11
(2)
Si un membre démissionne, l’Office peut le remplacer en nommant une personne qui remplit les critères énoncés au paragraphe 4(3) du Règlement.
Réprimande et suspension d’un membre
12
L’Office peut, pour motif valable, suspendre un membre pour une période n’excédant pas six mois, ou le réprimander.
Absence aux assemblées de l’Office
13
(1)
L’Office peut démettre un membre de ses fonctions pour toute absence à trois assemblées consécutives de l’Office sans excuse valable.
13
(2)
Lorsqu’un membre est démis de ses fonctions dans le cadre du présent article, la vacance au sein de l’Office est comblée par la nomination par l’Office, à titre de membre, d’une personne qui remplit les critères énoncés au paragraphe 4(3) du Règlement.
13
(3)
Le mandat d’une personne nommée en vertu du paragraphe (2) prend fin à la prochaine assemblée annuelle de zone.
Membre démis ou relevé de ses fonctions
14
(1)
L’Office peut recommander qu’un membre soit démis de ses fonctions pour motif valable ou relevé de ses fonctions en raison d’une incapacité quelconque.
14
(2)
Lorsque l’Office recommande qu’un membre soit démis ou relevé de ses fonctions dans le cadre du présent article, il convoque une assemblée extraordinaire de zone des propriétaires.
14
(3)
L’assemblée extraordinaire de zone des propriétaires a lieu dans les trente jours qui suivent la date de la recommandation, à la date fixée par l’Office.
14
(4)
L’avis indiquant la date, l’heure et le lieu de l’assemblée extraordinaire de zone des propriétaires est donné de l’une ou l’autre des façons suivantes :
(a
)
en le publiant dans un journal publié dans la province et diffusé généralement dans la zone réglementée au moins une fois par semaine pendant deux semaines consécutives;
(b
)
en le diffusant à partir d’une station de radio ou de télévision qui diffuse dans la zone réglementée au moins trois fois par semaine pendant deux semaines consécutives.
14
(5)
L’Office signifie au membre faisant l’objet de la recommandation un avis écrit indiquant la date, l’heure et le lieu de l’assemblée extraordinaire de zone des propriétaires, ainsi qu’un exposé détaillé des raisons à l’appui de la recommandation de l’Office, au moins quinze jours avant la tenue de l’assemblée extraordinaire.
14
(6)
Lors de l’assemblée extraordinaire de zone des propriétaires, un membre peut être démis ou relevé de ses fonctions à la majorité des voix des propriétaires présents.
14
(7)
Lorsqu’un membre est démis ou relevé de ses fonctions dans le cadre du présent article, les propriétaires comblent la vacance au sein de l’Office lors de l’assemblée extraordinaire de zone des propriétaires par l’élection, à titre de membre, d’une personne qui remplit les critères énoncés au paragraphe 4(3) du Règlement.
14
(8)
Le mandat d’une personne élue dans le cadre d’une élection prévue au paragraphe (7) prend fin à la prochaine assemblée annuelle de zone.
14
(9)
Lorsqu’un membre est démis ou relevé de ses fonctions dans le cadre du présent article, l’Office signifie au membre un avis écrit de la décision prise lors de l’assemblée extraordinaire de zone des propriétaires, ainsi qu’une copie du procès-verbal de l’assemblée, certifiée par le secrétaire de l’assemblée et un membre, dans les quatorze jours qui suivent la date de l’assemblée extraordinaire de zone des propriétaires.
14
(10)
La signification des avis visés aux paragraphes (5) et (9) est effectuée de l’une ou l’autre des façons suivantes :
(a
)
à personne, au destinataire ou à un adulte demeurant à la résidence du destinataire;
(b
)
par l’envoi de l’avis par courrier port payé ou par courrier recommandé, à la dernière adresse connue du membre figurant dans les dossiers de l’Office et dans ce cas, la signification est réputée avoir eu lieu cinq jours après la mise à la poste.
Opérations bancaires, cautionnement et facultés d’emprunt
15
(1)
Sous réserve de l’article 26 de la Loi, l’Office peut contracter des emprunts sur son crédit et hypothéquer, donner en gage ou nantir ses biens réels ou personnels, y compris les créances comptables, pour garantir ses emprunts ou autres obligations.
15
(2)
L’Office effectue ses opérations bancaires, en totalité ou en partie, avec la banque, la compagnie de fiducie ou toute autre firme, corporation ou société exerçant une activité bancaire, qu’il désigne, nomme ou approuve, à l’occasion, par voie de résolution et deux personnes parmi le président, le vice-président, le trésorier de l’Office et toute personne que l’Office désigne à l’occasion par voie de résolution exécutent tout ou partie de ces opérations financières au nom de l’Office.
Exercice financier
16
L’exercice financier de l’Office se termine le 31 mars chaque année.
Vérifications
17
(1)
L’Office tient des livres comptables en bon ordre, qui sont vérifiés après chaque exercice financier par le vérificateur nommé par les propriétaires lors de l’assemblée annuelle des propriétaires et dont la nomination a été approuvée par la Commission.
17
(2)
Le rapport de vérification et un rapport d’activité sont présentés lors de l’assemblée annuelle des propriétaires et une copie signée par deux membres, l’un d’entre eux devant être le président de l’Office, est envoyée sans délai à la Commission.
17
(3)
Les vérifications comptables doivent être effectuées en conformité avec les politiques et exigences de la Commission concernant les vérifications comptables des offices.
Signature de certains documents
18
(1)
Les chèques, traites ou ordres de paiement d’argent et les billets à ordre, acceptations et lettres de change doivent être signés par deux employés désignés par l’Office ou deux personnes parmi le président, le vice-président, le trésorier de l’Office et tout employé désigné par l’Office.
18
(2)
Les contrats, documents ou instruments écrits, à l’exception de documents commerciaux préparés dans le cours normal des affaires, qui requièrent la signature de l’Office doivent être signés par deux membres parmi le président, le vice-président et le trésorier de l’Office.
Indemnités et dépenses
19
Les membres peuvent recevoir, pour leur participation aux assemblées et l’exécution des autres fonctions qui leur sont assignées par l’Office, une indemnité quotidienne raisonnable et ont droit au remboursement de leurs frais nécessaires de déplacement.
Généralités
20
(1)
Les procès-verbaux de toutes les assemblées de l’Office, y compris les conférences téléphoniques, doivent être consignés et ratifiés à sa prochaine assemblée.
20
(2)
L’Office fait parvenir au secrétaire de la Commission copie de ses arrêtés, ordonnances et décisions ainsi qu’une copie du procès-verbal de chacune de ses assemblées.
0
Recherche avancée (versions antérieures)
Lois et règlements codifiés
Lois
par titre
par chapitre
par ministère
Règlements
par numéro de règlement
Lois et règlements annuels
Lois
par année
Règlements
par année
Accès aux Règles de procédure
par numéro de règle
Documents abrogés (à compter de 2011)
Lois
par titre
Sélections
Afficher
Les sélections du document courant
Toutes les sélections de la collection
Fragments sélectionnés
Supprimer toutes les sélections
Afficher les sélections
Cyberlex
Version 2.2.4.0