Lois et règlements

2005-144 - Office de commercialisation des produits forestiers du comté de Northumberland

Annexe
Versions de la disposition

Texte intégral
ANNEXE A
RÈGLEMENTS ADMINISTRATIFS
Siège social
1L’Office a son siège social dans la zone réglementée en l’endroit que ses membres déterminent de temps à autre.
Votes et quorum
2(1)Les décisions de l’Office sont prises par vote à main levée à moins que ne soit exigé un vote par appel nominatif ou secret. Toutefois, dans une situation urgente, la décision peut être prise par conférence téléphonique permettant à tous les participants d’être en communication.
2(2)En cas de partage égal des voix, le président de l’Office a droit à une seconde voix qui sera prépondérante.
2(3)Sept membres constituent le quorum pour toutes les assemblées de l’Office, y compris les conférences téléphoniques.
2008-18
Démission d’un membre
3(1)Un membre peut démissionner en remettant au sécrétaire de l’Office sa démission par écrit.
3(2)Si un membre démissionne, l’Office peut le remplacer en nommant une personne qui remplit les critères énoncés au paragraphe 4(2) du Règlement.
Réprimande et suspension
4L’Office peut, pour motif valable, suspendre un membre pour une période n’excédant pas six mois, ou le réprimander.
Absence aux assemblées
5(1)L’Office peut démettre un membre de ses fonctions pour toute absence à trois assemblées consécutives de l’Office sans excuse valable.
5(2)Lorsqu’un membre est démis de ses fonctions dans le cadre du présent article, la vacance au sein de l’Office est comblée par la nomination par l’Office, à titre de membre, d’une personne qui remplit les critères énoncés au paragraphe 4(2) du Règlement.
5(3)Le mandat d’une personne nommée en vertu du paragraphe (2) prend fin à la prochaine assemblée annuelle de district des producteurs.
Membre démis ou relevé de ses fonctions
6(1)L’Office peut recommander qu’un membre soit démis de ses fonctions pour motif valable ou relevé de ses fonctions en raison d’une incapacité quelconque.
6(2)Lorsque l’Office recommande qu’un membre soit démis ou relevé de ses fonctions dans le cadre du présent article, il convoque une assemblée extraordinaire de district des producteurs.
6(3)L’assemblée extraordinaire de district des producteurs a lieu dans les trente jours qui suivent la date de la recommandation, à la date fixée par l’Office.
6(4)L’avis indiquant la date, l’heure et le lieu de l’assemblée extraordinaire du district des producteurs est donné de l’une ou l’autre des façons suivantes :
(a) en le publiant dans un journal publié dans la province et diffusé généralement dans la zone réglementée au moins une fois par semaine pendant deux semaines consécutives;
(b) en le diffusant à partir d’une station de radio ou de télévision qui diffuse dans la zone réglementée au moins trois fois par semaine pendant deux semaines consécutives.
6(5)L’Office signifie au membre faisant l’objet de la recommandation un avis écrit indiquant la date, l’heure et le lieu de l’assemblée extraordinaire de district des producteurs, ainsi qu’un exposé détaillé des raisons à l’appui de la recommandation de l’Office, au moins quinze jours avant la tenue de l’assemblée extraordinaire.
6(6)Lors de l’assemblée extraordinaire de district des producteurs, un membre peut être démis ou relevé de ses fonctions à la majorité des voix des producteurs présents.
6(7)Lorsqu’un membre est démis ou relevé de ses fonctions dans le cadre du présent article, les producteurs comblent la vacance au sein de l’Office lors de l’assemblée extraordinaire de district des producteurs par l’élection, à titre de membre, d’un producteur qui réside dans le district en question.
6(8)Le mandat d’une personne élue dans le cadre d’une élection prévue au paragraphe (7) prend fin à la prochaine assemblée annuelle de district des producteurs.
6(9)Lorsqu’un membre est démis ou relevé de ses fonctions dans le cadre du présent article, l’Office signifie au membre un avis écrit de la décision prise lors de l’assemblée extraordinaire de district des producteurs, ainsi qu’une copie du procès-verbal de l’assemblée, certifiée par le secrétaire de l’assemblée, dans les quatorze jours qui suivent la date de l’assemblée extraordinaire de district des producteurs.
6(10)La signification des avis visés aux paragraphes (5) et (9) est effectuée de l’une ou l’autre des façons suivantes :
(a) à personne, au destinataire ou à un adulte demeurant à la résidence du destinataire;
(b) par l’envoi de l’avis par courrier port payé ou par courrier recommandé, à la dernière adresse connue du membre figurant dans les dossiers de l’Office et dans ce cas, la signification est réputée avoir eu lieu cinq jours après la mise à la poste de l’avis.
Opérations bancaires, cautionnement et facultés d’emprunt
7(1)Sous réserve de l’article 26 de la Loi, l’Office peut contracter des emprunts sur son crédit et hypothéquer, donner en gage ou nantir ses biens réels ou personnels, y compris les créances comptables, pour garantir ses emprunts ou autres obligations.
7(2)L’Office effectue ses opérations bancaires, en totalité ou en partie, avec la banque, la compagnie de fiducie ou toute autre firme, corporation ou société exerçant une activité bancaire, qu’il désigne, nomme ou approuve, à l’occasion, par voie de résolution et le trésorier de l’Office ou la personne que l’Office désigne à l’occasion par voie de résolution exécute tout ou partie de ces opérations financières au nom de ce dernier.
Vérifications
8(1)L’Office tient des livres comptables en bon ordre, qui sont vérifiés après chaque exercice financier par le vérificateur nommé par les délégués lors de l’assemblée annuelle des délégués et dont la nomination a été approuvée par la Commission.
8(2)Le rapport de vérification et un rapport d’activité sont présentés lors de l’assemblée annuelle des délégués et une copie signée par deux membres, l’un d’entre eux devant être le président de l’Office, est envoyée sans délai à la Commission.
8(3)Les vérifications comptables doivent être effectuées en conformité avec les politiques et exigences de la Commission concernant les vérifications comptables des offices.
Signature de certains documents
9(1)Les chèques, traites ou ordres de paiement d’argent et les billets à ordre, acceptations et lettres de change doivent être signés par deux employés désignés par l’Office ou deux personnes parmi le président, le vice-président, le secrétaire et le trésorier de l’Office et tout employé désigné par l’Office.
9(2)Les contrats, documents ou instruments écrits, à l’exception de documents commerciaux préparés dans le cours normal des affaires, qui requièrent la signature de l’Office doivent être signés par deux membres parmi le président, le vice-président, le secrétaire et le trésorier de l’Office.
Indemnités et dépenses
10Les membres peuvent recevoir, pour leur participation aux assemblées et l’exécution des autres fonctions qui leur sont assignées par l’Office, une indemnité quotidienne raisonnable et ont droit au remboursement de leurs frais nécessaires de déplacement.
Généralités
11(1)Les procès-verbaux de toutes les assemblées de l’Office, y compris les conférences téléphoniques, doivent être consignés et ratifiés à sa prochaine assemblée.
11(2)L’Office fait parvenir au secrétaire de la Commission copie de ses arrêtés, ordonnances et décisions ainsi qu’une copie du procès-verbal de chacune de ses assemblées.