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Lois et règlements

2005-146 - Office de commercialisation des produits forestiers du Sud du Nouveau-Brunswick

Table des matières

Version courante

Texte intégral

Document au 1^er février 2014

RÈGLEMENT DU

NOUVEAU-BRUNSWICK 2005-146

pris en vertu de la

Loi sur les produits naturels

Déposé le 8 décembre 2005

En vertu des articles 19 et 28 de la Loi sur les produits naturels, la Commission établit le règlement suivant :

Citation

1Le présent règlement peut être cité sous le titre : Règlement concernant l’Office de commercialisation des produits forestiers du Sud du Nouveau-Brunswick - Loi sur les produits naturels.

Définitions

2Les définitions qui suivent s’appliquent au présent règlement.

« comité exécutif » Le comité exécutif de l’Office. (executive committee)

« district » District visé au paragraphe 3(2) ou (3). (district)

« Loi » La Loi sur les produits naturels. (Act)

« membre » Membre de l’Office. (member)

« Office » Office de commercialisation des produits forestiers du Sud du Nouveau-Brunswick. (Board)

« Plan » S’entend du plan établi pour l’Office en vertu du Règlement établissant le Plan de commercialisation des produits forestiers du Nouveau-Brunswick - Loi sur les produits naturels.(Plan)

« producteur » Personne qui se livre à la commercialisation ou à la production et la commercialisation du produit réglementé. (producer)

« produit réglementé » S’entend du produit réglementé selon la définition qu’en donne le Règlement établissant le Plan de commercialisation des produits forestiers du Nouveau-Brunswick - Loi sur les produits naturels.(regulated product)

« propriétaire » Producteur qui détient la propriété ou des droits de coupe qui en droit sont exécutoires en vertu d’un titre de propriété, d’un bail ou d’un contrat, sur un terrain boisé privé de dix hectares ou plus à l’intérieur de la zone réglementée. (owner)

« zone » Zone établie au paragraphe 5(1). (zone)

« zone réglementée » S’entend de la zone réglementée qui relève de l’Office selon le paragraphe 6(6) du Règlement établissant le Plan de commercialisation des produits forestiers du Nouveau-Brunswick - Loi sur les produits naturels.(regulated area)

2014-13

Organisation de l’Office

3(1)L’Office se compose de trente-six membres.

3(2)Un membre venant de chacun des districts suivants est élu :

a) district 1, paroisse de Johnston;

b) district 2, paroisse de Canning;

c) district 3, paroisse de Waterborough;

d) district 4, paroisse de Cambridge;

e) district 5, paroisse de Chipman;

f) district 6, paroisse de Wickham;

g) district 7, paroisse de Kingston;

h) district 8, paroisse de Hampton;

i) district 9, paroisse de Westfield;

j) district 10, paroisse de Cardwell;

k) district 11, paroisse de Greenwich;

l) district 12, paroisse de Havelock;

m) district 13, paroisse de Norton;

n) district 14, paroisse de Springfield;

o) district 15, paroisse de Studholm;

p) district 16, paroisse de Sussex;

q) district 17, paroisse d’Upham;

r) district 18, paroisse de Saint Martins;

s) district 19, paroisse de Coverdale;

t) district 20, paroisse d’Elgin;

u) district 21, paroisse de Harvey;

v) district 22, paroisse de Hillsborough;

w) district 23, paroisse de Hopewell;

x) district 24, paroisse de Salisbury.

3(3)Un membre venant de chacun des districts suivants est élu :

a) district 25, paroisse de Petersville;

b) district 26, paroisse de Gagetown;

c) district 27, paroisse de Hampstead;

d) district 28, paroisse de Brunswick;

e) district 29, paroisse de Rothesay;

f) district 30, paroisse de Hammond;

g) district 31, paroisse de Kars;

h) district 32, paroisse de Waterford;

i) district 33, paroisse de Musquash;

j) district 34, The City of Saint John;

k) district 35, paroisse de Simonds;

l) district 36, paroisse d’Alma.

3(4)Abrogé : 2009-4

2009-4

Mandat et qualités requises des membres

4(1)Un membre entre en fonction à la réunion de l’Office qui suit l’assemblée annuelle des propriétaires et il demeure en fonction pour un mandat de deux ans.

4(2)Une vacance au sein de l’Office n’affecte pas la capacité d’agir de l’Office.

4(3)Une personne ne peut être un membre que si elle remplit les critères suivants :

a) elle réside dans la zone réglementée;

b) elle est propriétaire dans le district qu’elle doit représenter.

Assemblée annuelle de zone

5(1)L’Office convoque une assemblée annuelle dans chacune des zones suivantes :

a) zone 1, qui comprend les districts 9, 11, 25, 33 et 34;

b) zone 2, qui comprend les districts 7, 8, 17, 18, 29 et 35;

c) zone 3, qui comprend les districts 1, 6, 13, 14, 27 et 31;

d) zone 4, qui comprend les districts 2, 3, 4, 5 et 26;

e) zone 5, qui comprend les districts 12, 19, 20, 24 et 28;

f) zone 6, qui comprend les districts 10, 15, 16, 30 et 32;

g) zone 7, qui comprend les districts 21, 22, 23 et 36.

5(2)L’assemblée annuelle de zone a lieu au cours du mois de février ou de mars, à la date fixée par l’Office.

5(3)L’avis indiquant le jour, l’heure et le lieu de l’assemblée annuelle de zone est donné de l’une ou l’autre des façons suivantes :

a) en le publiant dans un journal publié dans la province et diffusé généralement dans la zone réglementée, au moins une fois par semaine pendant deux semaines consécutives;

b) en le diffusant à partir d’une station de radio ou de télévision qui diffuse dans la zone réglementée, au moins trois fois par semaine pendant deux semaines consécutives.

5(4)Lors de l’assemblée annuelle de zone, les propriétaires de chacun des districts élisent leurs membres respectifs, si le mandat d’un membre élu pour le district vient à expiration.

5(5)Les membres de chaque district sont élus par vote majoritaire des propriétaires de leur district.

5(6)Une personne qui est un propriétaire dans plusieurs districts ne peut voter pour des membres que dans un district par année et elle doit aviser l’Office, avant la tenue de l’assemblée annuelle de zone, dans quel district elle a l’intention de voter s’il s’agit d’un district autre que celui où elle réside.

5(7)Les propriétaires de chaque zone votent pour une personne qui siégera au comité exécutif parmi les membres de leur zone.

2008-17

Assemblée annuelle des propriétaires

6(1)L’Office convoque une assemblée annuelle des propriétaires.

6(2)L’assemblée annuelle des propriétaires a lieu au cours du mois d’avril ou de mai, à la date fixée par l’Office au moins un mois avant la tenue de l’assemblée.

6(3)L’avis indiquant le jour, l’heure et le lieu de l’assemblée annuelle des propriétaires est donné de l’une ou l’autre des façons suivantes :

a) en le publiant dans un journal publié dans la province et diffusé généralement dans la zone réglementée, au moins une fois par semaine pendant deux semaines consécutives;

b) en le diffusant à partir d’une station de radio ou de télévision qui diffuse dans la zone réglementée au moins trois fois par semaine pendant deux semaines consécutives.

6(4)Il est présenté à l’assemblée annuelle des propriétaires un rapport d’activité et les états financiers de l’Office.

6(5)Abrogé : 2009-4

6(6)Le président de l’Office ou, en son absence, le vice-président de l’Office, ou en l’absence de l’un et l’autre, un membre élu par la majorité des propriétaires qui sont présents à l’assemblée, préside l’assemblée annuelle des propriétaires.

6(7)Il est statué sur toutes les questions soumises à l’assemblée annuelle des propriétaires à la majorité des voix des propriétaires présents et, en cas de partage égal des voix, le président de l’assemblée a voix prépondérante.

2009-4

Assemblée extraordinaire des propriétaires

7(1)L’Office peut convoquer une assemblée extraordinaire générale des propriétaires ou une assemblée extraordinaire de zone des propriétaires.

7(2)L’avis indiquant le jour, l’heure et le lieu de l’assemblée extraordinaire des propriétaires est donné de l’une ou l’autre des façons suivantes :

a) en le publiant dans un journal publié dans la province et diffusé généralement dans la zone réglementée au moins une fois par semaine pendant deux semaines consécutives;

b) en le diffusant à partir d’une station de radio ou de télévision qui diffuse dans la zone réglementée au moins trois fois par semaine pendant deux semaines consécutives.

Comités consultatifs

8(1)L’Office peut établir des comités consultatifs chargés de conseiller l’Office et de lui faire des recommandations sur les questions pour lesquelles l’Office est autorisé à prendre des arrêtés en vertu de la Loi, des règlements ou du Plan, notamment sur les questions suivantes :

a) les finances;

b) l’exploitation forestière;

c) la commercialisation;

d) les arrêtés et les règlements administratifs;

e) toute autre question que l’Office ou la majorité des propriétaires, lors de l’assemblée annuelle, des propriétaires estime nécessaire.

8(2)Les membres d’un comité consultatif sont élus par les propriétaires présents à l’assemblée annuelle des propriétaires et ils exercent leurs fonctions pour un mandat d’un an.

8(3)Une personne ne peut être un membre d’un comité consultatif que si elle est un propriétaire.

8(4)Un comité consultatif est constitué d’au plus neuf membres, le nombre réel étant déterminé à la discrétion du président à l’assemblée annuelle des propriétaires.

8(5)Les membres d’un comité consultatif élisent parmi eux un président.

8(6)Avant chaque réunion d’un comité consultatif, le président prépare et envoie aux membres du comité consultatif un avis de la réunion, l’ordre du jour, les lettres d’affaires pertinentes ainsi que le procès-verbal de la réunion précédente.

8(7)À la fin de chaque réunion, les membres d’un comité consultatif fixent la date de la prochaine réunion.

8(8)Le président d’un comité consultatif peut, si nécessaire, convoquer des réunions avant ou après la date fixée par les membres du comité consultatif.

8(9)Les procès-verbaux de chaque réunion d’un comité consultatif sont rédigés et envoyés au secrétaire de l’Office.

8(10)Le président d’un comité consultatif présente les recommandations du comité consultatif à l’Office et envoie une copie de ces recommandations au comité exécutif.

Pouvoirs de l’Office

9L’Office est investi des pouvoirs suivants :

a) soustraire à l’application d’un arrêté de l’Office toute personne ou catégorie de personnes s’occupant de la commercialisation ou de la production et de la commercialisation du produit réglementé ou de toute catégorie, variété ou classe quelconque de ce produit réglementé;

b) regrouper dans un ou plusieurs comptes communs en vue de leur répartition les sommes provenant de la vente du produit réglementé et procéder, après déduction de toutes les dépenses, à la répartition du reliquat entre les participants dont la quote-part sera calculée en fonction de la quantité, de la catégorie, de la variété et de la classe du produit réglementé qu’ils ont livré, verser un acompte à la livraison du produit réglementé et effectuer des versements complémentaires jusqu’à répartition complète du reliquat;

c) nommer des dirigeants et employés, leur attribuer leurs devoirs et fixer leur rémunération.

Administration de l’Office

10L’Office est dirigé en conformité avec les règlements administratifs établis à l’annexe A.

Règlements administratifs

11L’Office peut établir des règlements administratifs qui ne sont pas incompatibles avec la Loi, les règlements ou le Plan.

Disposition transitoire

12Le président et le vice-président de l’Office de commercialisation des produits forestiers du Sud du Nouveau-Brunswick, qui sont en poste immédiatement avant l’entrée en vigueur du présent règlement, demeurent en poste comme s’ils avaient été élus ou nommés, selon le cas, en vertu des règlements administratifs de l’Office, jusqu’à ce qu’ils soient réélus, nommés de nouveau ou remplacés, selon le cas, en vertu des règlements administratifs.

Entrée en vigueur

13Le présent règlement entre en vigueur le 9 décembre 2005.

ANNEXE A

RÈGLEMENTS ADMINISTRATIFS

Siège social

1L’Office a son siège social dans la zone réglementée en l’endroit que ses membres déterminent de temps à autre.

Votes et quorum

2(1)Les décisions de l’Office sont prises par vote à main levée à moins que ne soit exigé un vote par appel nominatif ou secret. Toutefois, dans une situation urgente, la décision peut être prise par conférence téléphonique permettant à tous les participants d’être en communication.

2(2)En cas de partage égal des voix, le président de l’Office a droit à une seconde voix qui sera prépondérante.

2(3)Dix-neuf membres constituent le quorum pour toutes les assemblées de l’Office, y compris les conférences téléphoniques.

2009-4

Dirigeants de l’Office

3(1)À l’assemblée de l’Office qui suit l’assemblée annuelle des propriétaires, l’Office fait, dans l’ordre, ce qui suit :

(a) il procède à l’élection de deux personnes qui siégeront au comité exécutif parmi les membres qui n’ont pas été élus dans le cadre de l’élection visée au paragraphe 5(7) du Règlement;

(b) il procède à l’élection d’un trésorier de l’Office parmi les membres qui ne font pas partie du comité exécutif;

(d) il nomme un secrétaire de l’Office.

3(2)En l’absence du président de l’Office ou en cas d’empêchement ou de refus d’agir du président ou en cas de vacance de son poste, le vice-président de l’Office peut exécuter ses fonctions et exercer ses pouvoirs.

3(3)En l’absence du président et du vice-président de l’Office à une assemblée, ou en cas de vacance de leur poste, l’Office élit, pour les fins de cette assemblée, un président parmi les membres présents.

3(4)Le président et le vice-président de l’Office exercent leurs fonctions pour un mandat d’un an.

3(5)Le président de l’Office ne peut exercer ses fonctions pour plus de six mandats consécutifs.

3(6)Le secrétaire de l’Office n’est pas tenu d’être membre.

3(7)Le secrétaire et le trésorier de l’Office assistent aux réunions du comité exécutif mais ne peuvent y voter.

2010-56

Comité exécutif

4(1)Le comité exécutif est composé des membres élus dans le cadre des élections visées au paragraphe 5(7) du Règlement et à l’alinéa 3(1)a) de la présente annexe et il exerce les pouvoirs que peut lui conférer l’Office.

4(2)Un membre du comité exécutif exerce ses fonctions pour un mandat d’un an.

4(3)Une vacance au sein du comité exécutif n’affecte pas la capacité d’agir du comité exécutif.

4(4)Le président de l’Office est le président du comité exécutif.

Réunions du comité exécutif

5(1)Cinq membres du comité exécutif constituent le quorum d’une réunion du comité exécutif, y compris une conférence téléphonique.

5(2)Toutes les questions traitées lors d’une réunion du comité exécutif sont décidées à la majorité des voix des membres du comité exécutif présents. Le président de la réunion ne vote pas mais en cas de partage égal des voix, il a une voix prépondérante.

5(3)Lorsque le président du comité exécutif est absent d’une réunion, les membres du comité exécutif élisent un président pour les fins de cette réunion parmi les membres du comité exécutif présents.

5(4)Un membre du comité exécutif doit, lorsque praticable, communiquer avec les membres de sa zone avant une réunion du comité exécutif afin de recueillir les commentaires des membres relativement aux affaires dont est saisi le comité exécutif et aux questions que les membres souhaitent voir traitées par le comité exécutif.

5(5)Le comité exécutif tient une réunion durant la première semaine civile complète de chaque mois et aussi souvent que nécessaire pendant le mois.

5(6)Sous réserve du paragraphe (5), le comité exécutif peut tenir ses réunions aux heures, dates et endroits qu’il fixe de temps à autre.

5(7)Le secrétaire de l’Office envoie un avis de la réunion, accompagné d’un ordre du jour, des lettres d’affaires pertinentes et des contrats pertinents à tous les membres du comité exécutif au moins sept jours avant la date de la réunion.

5(8)Les réunions du comité exécutif, autres que les conférences téléphoniques, peuvent être convoquées par l’une ou l’autre des personnes suivantes :

(a) le président du comité exécutif;

(b) le secrétaire de l’Office, sur instructions écrites d’au moins deux membres du comité exécutif.

5(9)Nul avis d’une réunion du comité exécutif n’est nécessaire dans les cas suivants :

(a) il s’agit d’une réunion fixée à une journée, une heure et un endroit réguliers;

(b) tous les membres du comité exécutif sont présents à la réunion ou ceux qui sont absents ont fait part de leur consentement à la tenue de la réunion en leur absence.

5(10)Dans une situation urgente, le comité exécutif peut prendre une décision par conférence téléphonique permettant à tous les participants d’être en communication.

5(11)Nul préavis d’une conférence téléphonique n’est requis, mais l’auteur de la convocation doit tenter d’en informer tous les membres du comité exécutif qui se trouvent dans la province, y compris le directeur, afin de leur permettre d’y participer.

5(12)La participation à une conférence téléphonique équivaut à une présence effective pour chacun des participants.

Démission d’un membre du comité exécutif

6(1)Un membre du comité exécutif peut démissionner en remettant au secrétaire de l’Office sa démission par écrit.

6(2)Si un membre du comité exécutif démissionne, l’Office peut le remplacer en nommant un membre de l’Office à ce poste.

Réprimande et suspension d’un membre du comité exécutif

7L’Office peut, pour motif valable, suspendre un membre du comité exécutif pour une période n’excédant pas six mois, ou le réprimander.

Absence aux réunions du comité exécutif

8(1)L’Office peut démettre un membre du comité exécutif de ses fonctions pour toute absence à trois réunions consécutives du comité exécutif sans excuse valable.

8(2)Lorsqu’un membre du comité exécutif est démis de ses fonctions dans le cadre du présent article, la vacance au sein du comité exécutif est comblée par la nomination par l’Office, à titre de membre du comité exécutif, d’un membre.

8(3)Le mandat d’une personne nommée en vertu du paragraphe (2) prend fin à la prochaine assemblée annuelle de zone.

Membre du comité exécutif démis ou relevé de ses fonctions

9(1)L’Office peut recommander qu’un membre du comité exécutif soit démis de ses fonctions pour motif valable ou relevé de ses fonctions en raison d’une incapacité quelconque.

9(2)Lorsque l’Office recommande qu’un membre du comité exécutif soit démis ou relevé de ses fonctions dans le cadre du présent article, il convoque une assemblée extraordinaire de zone des propriétaires.

9(3)L’assemblée extraordinaire de zone des propriétaires a lieu dans les trente jours qui suivent la date de la recommandation, à la date fixée par l’Office.

9(4)L’avis indiquant la date, l’heure et le lieu de l’assemblée extraordinaire de zone des propriétaires est donné de l’une ou l’autre des façons suivantes :

(a) en le publiant dans un journal publié dans la province et diffusé généralement dans la zone réglementée au moins une fois par semaine pendant deux semaines consécutives;

(b) en le diffusant à partir d’une station de radio ou de télévision qui diffuse dans la zone réglementée au moins trois fois par semaine pendant deux semaines consécutives.

9(5)L’Office signifie au membre du comité exécutif faisant l’objet de la recommandation un avis écrit indiquant la date, l’heure et le lieu de l’assemblée extraordinaire de zone des propriétaires, ainsi qu’un exposé détaillé des raisons à l’appui de la recommandation de l’Office, au moins quinze jours avant la tenue de l’assemblée extraordinaire.

9(6)Lors de l’assemblée extraordinaire de zone des propriétaires, un membre du comité exécutif peut être démis ou relevé de ses fonctions à la majorité des voix des propriétaires présents.

9(7)Lorsqu’un membre du comité exécutif est démis ou relevé de ses fonctions dans le cadre du présent article, les propriétaires comblent la vacance au sein du comité exécutif lors de l’assemblée extraordinaire de zone des propriétaires par l’élection d’un membre, à titre de membre du comité exécutif.

9(8)Le mandat d’une personne élue dans le cadre d’une élection prévue au paragraphe (7) prend fin à la prochaine assemblée annuelle de zone.

9(9)Lorsqu’un membre du comité exécutif est démis ou relevé de ses fonctions dans le cadre du présent article, l’Office signifie au membre du comité exécutif un avis écrit de la décision prise lors de l’assemblée extraordinaire de zone des propriétaires, ainsi qu’une copie du procès-verbal de l’assemblée extraordinaire de zone des propriétaires, certifiée par le secrétaire de l’assemblée et d’un membre, dans les quatorze jours qui suivent la date de l’assemblée extraordinaire de zone des propriétaires.

9(10)La signification des avis visés aux paragraphes (5) et (9) est effectuée de l’une ou l’autre des façons suivantes :

(a) à personne, au destinataire ou à un adulte demeurant à la résidence du destinataire;

(b) par l’envoi de l’avis par courrier port payé ou par courrier recommandé, à la dernière adresse connue du membre du comité exécutif figurant dans les dossiers de l’Office et dans ce cas, la signification est réputée avoir eu lieu cinq jours après la mise à la poste de l’avis.

Assemblées de l’Office

10(1)Les assemblées de l’Office ont lieu au moins trois fois par année et il ne peut s’écouler plus de quatre mois entre les assemblées.

10(2)Le secrétaire de l’Office envoie un avis d’assemblée, accompagné d’un ordre du jour, des lettres d’affaires pertinentes et des contrats pertinents, à tous les membres, au moins sept jours avant la date de l’assemblée.

10(3)Les assemblées de l’Office, autres que les conférences téléphoniques, sont convoquées par l’une des personnes suivantes :

(a) le président de l’Office;

(b) le secrétaire de l’Office, sur les instructions du président de l’Office;

10(4)Nul avis d’une assemblée de l’Office n’est nécessaire si tous les membres sont présents ou si ceux qui sont absents ont fait part de leur consentement à la tenue de l’assemblée en leur absence.

10(5)Dans une situation urgente, l’Office peut prendre une décision par conférence téléphonique permettant à tous les participants d’être en communication.

10(6)Nul préavis d’une conférence téléphonique n’est requis, mais l’auteur de la convocation doit tenter d’en informer tous les membres qui se trouvent dans la province, y compris le directeur, afin de leur permettre d’y participer.

10(7)La participation à une conférence téléphonique équivaut à une présence effective pour chacun des participants.

2008-17

Démission d’un membre

11(1)Un membre peut démissionner en remettant au secrétaire de l’Office sa démission par écrit.

11(2)Si un membre démissionne, l’Office peut le remplacer en nommant une personne qui remplit les critères énoncés au paragraphe 4(3) du Règlement.

Réprimande et suspension d’un membre

12L’Office peut, pour motif valable, suspendre un membre pour une période n’excédant pas six mois, ou le réprimander.

Absence aux assemblées de l’Office

13(1)L’Office peut démettre un membre de ses fonctions pour toute absence à trois assemblées consécutives de l’Office sans excuse valable.

13(2)Lorsqu’un membre est démis de ses fonctions dans le cadre du présent article, la vacance au sein de l’Office est comblée par la nomination par l’Office, à titre de membre, d’une personne qui remplit les critères énoncés au paragraphe 4(3) du Règlement.

13(3)Le mandat d’une personne nommée en vertu du paragraphe (2) prend fin à la prochaine assemblée annuelle de zone.

Membre démis ou relevé de ses fonctions

14(1)L’Office peut recommander qu’un membre soit démis de ses fonctions pour motif valable ou relevé de ses fonctions en raison d’une incapacité quelconque.

14(2)Lorsque l’Office recommande qu’un membre soit démis ou relevé de ses fonctions dans le cadre du présent article, il convoque une assemblée extraordinaire de zone des propriétaires.

14(3)L’assemblée extraordinaire de zone des propriétaires a lieu dans les trente jours qui suivent la date de la recommandation, à la date fixée par l’Office.

14(4)L’avis indiquant la date, l’heure et le lieu de l’assemblée extraordinaire de zone des propriétaires est donné de l’une ou l’autre des façons suivantes :

(a) en le publiant dans un journal publié dans la province et diffusé généralement dans la zone réglementée au moins une fois par semaine pendant deux semaines consécutives;

(b) en le diffusant à partir d’une station de radio ou de télévision qui diffuse dans la zone réglementée au moins trois fois par semaine pendant deux semaines consécutives.

14(5)L’Office signifie au membre faisant l’objet de la recommandation un avis écrit indiquant la date, l’heure et le lieu de l’assemblée extraordinaire de zone des propriétaires, ainsi qu’un exposé détaillé des raisons à l’appui de la recommandation de l’Office, au moins quinze jours avant la tenue de l’assemblée extraordinaire.

14(6)Lors de l’assemblée extraordinaire de zone des propriétaires, un membre peut être démis ou relevé de ses fonctions à la majorité des voix des propriétaires présents.

14(7)Lorsqu’un membre est démis ou relevé de ses fonctions dans le cadre du présent article, les propriétaires comblent la vacance au sein de l’Office lors de l’assemblée extraordinaire de zone des propriétaires par l’élection, à titre de membre, d’une personne qui remplit les critères énoncés au paragraphe 4(3) du Règlement.

14(8)Le mandat d’une personne élue dans le cadre d’une élection prévue au paragraphe (7) prend fin à la prochaine assemblée annuelle de zone.

14(9)Lorsqu’un membre est démis ou relevé de ses fonctions dans le cadre du présent article, l’Office signifie au membre un avis écrit de la décision prise lors de l’assemblée extraordinaire de zone des propriétaires, ainsi qu’une copie du procès-verbal de l’assemblée, certifiée par le secrétaire de l’assemblée et un membre, dans les quatorze jours qui suivent la date de l’assemblée extraordinaire de zone des propriétaires.

14(10)La signification des avis visés aux paragraphes (5) et (9) est effectuée de l’une ou l’autre des façons suivantes :

(a) à personne, au destinataire ou à un adulte demeurant à la résidence du destinataire;

(b) par l’envoi de l’avis par courrier port payé ou par courrier recommandé, à la dernière adresse connue du membre figurant dans les dossiers de l’Office et dans ce cas, la signification est réputée avoir eu lieu cinq jours après la mise à la poste.

Opérations bancaires, cautionnement et facultés d’emprunt

15(1)Sous réserve de l’article 26 de la Loi, l’Office peut contracter des emprunts sur son crédit et hypothéquer, donner en gage ou nantir ses biens réels ou personnels, y compris les créances comptables, pour garantir ses emprunts ou autres obligations.

15(2)L’Office effectue ses opérations bancaires, en totalité ou en partie, avec la banque, la compagnie de fiducie ou toute autre firme, corporation ou société exerçant une activité bancaire, qu’il désigne, nomme ou approuve, à l’occasion, par voie de résolution et deux personnes parmi le président, le vice-président, le trésorier de l’Office et toute personne que l’Office désigne à l’occasion par voie de résolution exécutent tout ou partie de ces opérations financières au nom de l’Office.

Exercice financier

16L’exercice financier de l’Office se termine le 31 mars chaque année.

Vérifications

17(1)L’Office tient des livres comptables en bon ordre, qui sont vérifiés après chaque exercice financier par le vérificateur nommé par les propriétaires lors de l’assemblée annuelle des propriétaires et dont la nomination a été approuvée par la Commission.

17(2)Le rapport de vérification et un rapport d’activité sont présentés lors de l’assemblée annuelle des propriétaires et une copie signée par deux membres, l’un d’entre eux devant être le président de l’Office, est envoyée sans délai à la Commission.

17(3)Les vérifications comptables doivent être effectuées en conformité avec les politiques et exigences de la Commission concernant les vérifications comptables des offices.

Signature de certains documents

18(1)Les chèques, traites ou ordres de paiement d’argent et les billets à ordre, acceptations et lettres de change doivent être signés par deux employés désignés par l’Office ou deux personnes parmi le président, le vice-président, le trésorier de l’Office et tout employé désigné par l’Office.

18(2)Les contrats, documents ou instruments écrits, à l’exception de documents commerciaux préparés dans le cours normal des affaires, qui requièrent la signature de l’Office doivent être signés par deux membres parmi le président, le vice-président et le trésorier de l’Office.

Indemnités et dépenses

19Les membres peuvent recevoir, pour leur participation aux assemblées et l’exécution des autres fonctions qui leur sont assignées par l’Office, une indemnité quotidienne raisonnable et ont droit au remboursement de leurs frais nécessaires de déplacement.

Généralités

20(1)Les procès-verbaux de toutes les assemblées de l’Office, y compris les conférences téléphoniques, doivent être consignés et ratifiés à sa prochaine assemblée.

20(2)L’Office fait parvenir au secrétaire de la Commission copie de ses arrêtés, ordonnances et décisions ainsi qu’une copie du procès-verbal de chacune de ses assemblées.

2009-4

N.B. Le présent règlement est refondu au 1er février 2014.